5324 sayılı Kozmetik Kanunu, kozmetik ürünlerin güvenli biçimde piyasaya sunulmasını ve piyasa gözetimini düzenler. Sektörde sorunların büyük bölümü ürünün kendisinden değil, sorumluluk zincirinin kimde olduğunun netleştirilmemesinden ve belge düzeninin eksik tutulmasından doğar. Bu rehber, bir kozmetik işletmesinin denetim öncesi ve sonrasında karşılaşacağı somut başlıkları ele alır.
Sorumluluk Kimde: Üretici, İthalatçı, Fason ve Satıcı
Piyasaya arz eden ile fiilen üreten çoğu zaman farklı kişilerdir. Fason üretimde ürünü kendi markasıyla piyasaya sunan işletme, üretimi yapmasa dahi sorumluluğun merkezinde yer alır. Bu nedenle fason sözleşmesinde formülasyon, hammadde uygunluğu, ambalaj metinleri ve şikâyet halinde rücu ilişkisi açıkça yazılmalıdır. Sözleşmede bu ayrım yapılmamışsa, denetim sonrası tarafların birbirini işaret ettiği ve hiçbirinin belge sunamadığı bir tablo ortaya çıkar.
Ürün Bilgi Dosyası: Denetimin Asıl Konusu
Denetimlerde ilk istenen belge, ürüne ilişkin bilgi ve belge setidir. Bu setin dağınık tutulması, tek başına bir uygunsuzluk gerekçesi oluşturabilir. Dosyada bulunması beklenen başlıklar şunlardır:
- Ürünün nitel ve nicel bileşim bilgisi
- Güvenlilik değerlendirmesi ve değerlendirmeyi yapanın yeterliliği
- Üretim yeri ve üretim koşullarına ilişkin kayıtlar
- Etiket, ambalaj ve tanıtım metinlerinin son hali
- Şikâyet ve istenmeyen etki bildirimlerine ait kayıtlar
Tanıtım Metinleri ve İddia Sınırı
Kozmetik ürünlerde en sık karşılaşılan aykırılıklardan biri, ürüne tedavi edici nitelik atfeden ifadelerdir. Bir kozmetik ürünün tanıtımında hastalık iyileştirmeye yönelik iddia kullanılması, ürünü kendi kategorisinin dışına taşıyabilir ve ayrı bir mevzuat rejimine tabi kılabilir. Sosyal medya ve influencer içerikleri de tanıtım kapsamındadır; işletmenin talimatıyla yayımlanan içeriklerden doğan sorumluluk işletmeye döner.
Denetim Tutanağı ve Numune Alma Anında Yapılması Gerekenler
- Tutanağa itiraz ve açıklamalarınızı o anda yazdırın; sonradan yapılan açıklama aynı ağırlığı taşımaz.
- Alınan numunenin miktarını, seri numarasını ve muhafaza koşulunu tutanakta teyit edin.
- Şahit numunenin işletmede kalan kısmını aynı koşullarda saklayın.
- Tutanağın imzalı bir örneğini teslim alın ve tarihiyle arşivleyin.
İdari Yaptırıma Karşı Yol
İdari para cezası veya ürün toplatma gibi bir işlemle karşılaşıldığında, başvurunun hangi merciye ve hangi süre içinde yapılacağı işlemin niteliğine göre değişir. Kararın üzerinde yer alan başvuru yolu ve süre bilgisi ilk okunması gereken kısımdır; tebligat tarihini gösteren zarf veya elektronik tebligat kaydı mutlaka saklanmalıdır. Esasa ilişkin savunmanın gücü, çoğu zaman denetim anında tutulan kayıtların düzenine bağlıdır.
Buradaki bilgiler genel çerçeve sunar; her ürün ve her denetim tutanağı kendi koşullarında değerlendirilmelidir. Yaptırım kararı tebliğ edildiyse süre işlemeye başladığından, dosyanın gecikmeden hukuki incelemeye alınması yararlı olacaktır.