Kişisel veri ihlali dosyalarında en sık karşılaşılan yaptırım sebeplerinden biri, aydınlatma yükümlülüğünün hiç ya da gereği gibi yerine getirilmemesidir. 6698 sayılı KVKK bakımından burada tartışılan konu çoğu zaman verinin işlenip işlenmediği değil, veri sahibinin bu işlemeden usulüne uygun biçimde haberdar edilip edilmediğidir. İnternet ortamındaki uygulamalarda 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülükler de tabloya eklenir.
Ceza Hangi Eksiklikten Doğuyor?
Karar metni dikkatle okunduğunda, cezanın dayandığı eksikliğin ya metnin içeriğine ya sunulma anına ya da ispat edilememesine dayandığı görülür. Bu üç ihtimal farklı savunma kurgusu gerektirir. İçerik eksikliğinde metin revizyonu ve karşılaştırma tablosu; zamanlama sorununda kullanıcı akışının ekran görüntüleriyle gösterilmesi; ispat sorununda ise kayıt sisteminin işleyişi öne çıkar.
Uyumu Belgeyle Göstermek
- Aydınlatma metninin yürürlük tarihini gösteren sürüm kayıtları
- Metnin hangi kanalda, hangi aşamada gösterildiğine dair akış şeması
- Veri işleme envanteri ve saklama süreleriyle uyum tablosu
- Çalışanlara ve iş ortaklarına verilen bilgilendirmelerin kayıtları
- Başvuruları yanıtlayan iç sürecin işleyiş belgeleri
Yanlış Merciye Başvuru Riski
İdari para cezasına karşı gidilecek yol, cezanın dayandığı düzenlemeye ve karar tarihindeki mevzuat çerçevesine göre değişebilir. Bu nedenle önce karar metninde yer alan başvuru yolu bilgisi okunmalı, ardından güncel mevzuat üzerinden doğrulanmalıdır. Yanlış mercie yapılan başvuru, esasa girilmeden sonuçlanır ve arada süre tükenir.
Savunmanın Ölçülebilir Yazılması
Savunma metninde soyut uyum iddiası yerine, hangi tarihte hangi düzeltmenin yapıldığı somut olarak gösterilmelidir. İhlalin etkilediği kişi sayısı, verinin niteliği ve alınan teknik tedbirlerin kapsamı, cezanın ölçüsüne ilişkin değerlendirmede birlikte ele alınır. Eksikliğin giderildiği aşama, açık bir zaman çizelgesiyle sunulmalıdır.
Ceza Sonrası Yapılandırma
Dosya kapansa bile aynı eksikliğin tekrarlanması yeni bir yaptırım sebebidir. Aydınlatma metninin veri işleme envanteriyle uyumlu hâle getirilmesi, açık rıza gereken hâllerin ayrıştırılması ve kayıt altına alma yönteminin standartlaştırılması, tekrarın önüne geçen kalıcı adımlardır.
Buradaki değerlendirmeler genel niteliklidir; her kurumun veri işleme yapısı farklı sonuçlar doğurur. Ceza tebliğ edildikten sonra hızla harekete geçilmesi gerektiğinden, karar metninin bir hukukçuyla birlikte incelenmesi tavsiye edilir.