VERBİS'e kayıt, veri sorumlusunun yükümlülüklerinden yalnızca biridir; kaydın yapılmış olması tek başına uyumu göstermez. 6698 sayılı KVKK ve ilgili düzenlemeler çerçevesindeki bu rehber, denetim ve şikâyet halinde hangi belgenin savunmayı taşıdığını ve başvuru sürelerindeki hak kaybı riskini ele alır.
Kayıt ile Uyum Arasındaki Fark
VERBİS bildirimi, işlenen veri kategorilerini ve saklama sürelerini beyan eder. Denetimde sorulan soru ise farklıdır: beyan edilen ile fiilen yapılan aynı mı? Bu nedenle bildirimle kişisel veri işleme envanteri, saklama ve imha politikası ve aydınlatma metinleri arasında tutarlılık aranır. Aralarındaki çelişki, çoğu zaman şikâyetin kendisinden daha zayıflatıcıdır.
Savunmayı Taşıyan Belgeler
- Kişisel veri işleme envanteri ve güncelleme kayıtları
- Aydınlatma metinlerinin hangi kanalda, ne zaman gösterildiğine dair kanıt
- Açık rıza alınıyorsa, rızanın özgür iradeyle ve ayrı biçimde alındığını gösteren kayıt
- Veri işleyenlerle imzalanan sözleşmeler ve yurt dışı aktarım belgeleri
- Teknik ve idari tedbirlere ilişkin log, yetkilendirme ve eğitim kayıtları
- İmha politikası uyarınca gerçekleştirilen silme ve yok etme tutanakları
İlgili Kişi Başvurusunda Süre Zinciri
- İlgili kişi önce veri sorumlusuna başvurur; bu, Kurula şikâyet için ön şarttır.
- Veri sorumlusu, başvuruyu kanunda belirtilen süre içinde sonuçlandırmakla yükümlüdür.
- Cevap yetersizse veya süresinde verilmezse, cevabın öğrenilmesinden itibaren kanunda öngörülen süre içinde Kurula şikâyet yoluna gidilir.
- Şikâyet için ayrıca, ihlalin öğrenilmesinden itibaren işleyen azami bir süre bulunduğu gözetilir.
Veri sorumlusu tarafında ise cevaplama süresinin sessizce geçirilmesi, esasa girilmeden aleyhe sonuç doğurabilir; bu nedenle başvuru kayıtlarının tarihli bir defterde izlenmesi gerekir.
Yaptırım Kararına Karşı Yargı Yolu
Kurul kararına karşı başvuru, kararın tebliğ tarihinden itibaren işleyen süre içinde yapılır. Dilekçede yalnızca hukuki itirazlar değil, denetim sırasında sunulan belgelerin listesi de yer almalıdır; idari aşamada sunulmamış bir belgenin sonradan tek başına sonucu değiştirmesi güçtür.
İnternet İçeriği ile Kesişen Talepler
Kişisel veri içeren bir içeriğin yayından kaldırılması talebi, 5651 sayılı Kanun kapsamındaki usullerle kesişebilir. Bu durumda hangi yolun daha hızlı sonuç verdiği, içeriğin barındırıldığı yere ve talebin niteliğine göre değişir.
Buradaki açıklamalar genel bilgi amaçlıdır; kurumunuzun veri işleme yapısı ve şikâyetin konusu izlenecek yolu değiştirir. Süreler kısa olduğu için, elinize bir başvuru veya tebligat ulaştığında değerlendirmeyi hemen yaptırmanız yerinde olur.