VERBİS kaydı, birçok işletmede tek seferlik bir form doldurma işi sanılır. Oysa kayıt, şirketin hangi verileri hangi amaçla işlediğine dair kamuya açık bir beyandır; ilgili kişiden gelen bir başvuru veya Kişisel Verileri Koruma Kurumu incelemesi geldiğinde ilk bakılan yerlerden biri de bu beyanla fiilî uygulamanın örtüşüp örtüşmediğidir. Bu rehber, VERBİS beyanı ile başvuru sürelerini birlikte yöneterek riski küçültmeye odaklanır.
Beyan ile Gerçek Uygulamanın Çelişmesi
En sık karşılaşılan sorun, VERBİS'te dar bir işleme amacı bildirilmişken pazarlama, konum takibi veya üçüncü taraf paylaşımı gibi kalemlerin fiilen yürütülmesidir. Böyle bir çelişki, tek başına bir uyuşmazlık doğurmasa da, ilgili kişinin başvurusunda ve sonrasındaki şikâyet aşamasında aleyhe bir başlangıç noktası oluşturur. 6698 sayılı KVKK kapsamındaki envanter ile VERBİS beyanı aynı kaynaktan beslenmelidir; envanter güncellenmeden yapılan kayıt yenilemesi riski azaltmaz, kâğıt üzerinde büyütür.
Süre Zincirini Tek Takvimde Toplamak
Kişisel veri uyuşmazlıklarında süre tek bir tarihten ibaret değildir; birbirini tetikleyen bir zincir vardır. İlgili kişinin veri sorumlusuna yazılı başvurusu, veri sorumlusunun kanunda öngörülen azami cevap süresi, cevabın tebliği veya cevapsız kalması hâlinde Kurula şikâyet için işleyen süre ve gerekirse yargı yoluna gidilecek süre aynı tabloda tutulmalıdır. Başvurunun hangi tarihte tebellüğ edildiği kayıt altına alınmadığında, sonraki bütün hesaplar tartışmalı hâle gelir.
Kayıt Öncesi Kontrol Listesi
- İşlenen veri kategorileri ile beyan edilen kategorilerin bire bir eşleştirilmesi
- Yurt dışına aktarım yapılan hizmet sağlayıcılarının (bulut, e-posta, analitik) listelenmesi
- Saklama sürelerinin her veri kategorisi için ayrı ayrı yazılması ve imha politikasıyla uyumlandırılması
- İrtibat kişisine gelen taleplerin kurum içinde nereye yönlendirildiğinin yazılı akışa bağlanması
- 5651 sayılı Kanun kapsamındaki log tutma yükümlülükleri varsa bunların ayrı bir başlıkta ele alınması
Uzlaşma mı, Dava mı: Karar Eşiği
Talep sahibiyle doğrudan çözüm arayışı çoğu zaman en düşük maliyetli yoldur; ancak her dosya buna uygun değildir. Talebin konusu yalnızca bir kaydın silinmesi veya düzeltilmesiyse ve teknik olarak yerine getirilebiliyorsa, süre dolmadan somut bir çözüm sunmak hem uyuşmazlığı bitirir hem de ileride ileri sürülecek zarar iddiasını zayıflatır. Buna karşılık talep, işlemenin hukuki dayanağını topyekûn tartışmaya açıyorsa veya birden çok ilgili kişiyi etkileyen sistemsel bir uygulamayı hedefliyorsa, tek bir dosyada verilen taviz diğer dosyalar için emsal gibi kullanılabilir. Bu ihtimalde konunun ilgili merci önünde netleştirilmesi tercih edilebilir.
Kapanış
Buradaki değerlendirmeler genel niteliktedir; her veri işleme faaliyetinin hukuki dayanağı ve süre hesabı somut olaya göre değişir. Kaydınızın ve başvuru takviminizin dosyanıza özgü biçimde gözden geçirilmesi için hukuki destek almanız yerinde olur.