Danıştay 1. Daire E.2004/676 K.2004/479

Personel sicil raporlarının kaybolması durumunda ne gibi işlemler tesis edilmesi gerektiği hususunda düşülen duraksamanın giderilmesi istemine ilişkin Başbakanlığın 4.11.2004 günlü, Kanunlar ve Kararlar Genel Müdürlüğü 5184 sayılı yazısına ekli Tarım ve Köyişleri Bakanlığının 26.10.2004 günlü, Personel Genel Müdürlüğü 34278 sayılı yazısında aynen:

" …-… Kaymakamlığı emrinde 02.01.1990 tarihinde ilk defa göreve başlayan 03.08.1998 tarihinde de Bakanlığımıza naklen atanan ve halen görevine devam eden bir personelimizin memuriyete başlamasından bu güne kadar olan döneme ait sicil raporlarının kaybolduğu tespit edilmiş olup, bunun üzerine; yapılacak işleme ilişkin Devlet Personel Başkanlığından konuyla ilgili görüş sorulmuştur.(EK-1)

İlgili Başkanlıktan alınan cevabi yazıda; "Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinde sicil raporlarının geçmişe dönük doldurulmasına açıkça yetki veren hiçbir hükmün bulunmaması ve diğer hükümlerden de yorumla ilgili talep doğrultusunda işlem yapılmasına yönelik bir sonuç çıkartılamaması sebebiyle konuya ilişkin olarak Danıştay Birinci Dairesinden istişari görüş alınarak sonucundan Başkanlığımıza da bilgi verilmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir." (EK-2)

Bu nedenle, 2575 sayılı Danıştay Kanununun 23. Maddesine göre; bu tür görüşler Başbakanlık aracılığı ile alınabildiğinden söz konusu istişari görüşün alınması hususunda gereğini arz ederim." denilmektedir.

Dairemizce yapılan çağrı üzerine gelen Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Personel Genel Müdür Yardımcısı …, Başbakanlık Birinci Hukuk Müşaviri Vekili …, Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü Daire Başkanı … ile Şube Müdürü … ve Devlet Personel Başkanlığı Uzmanı …'ın sözlü açıklamaları dinlendikten sonra konu incelenerek,

Gereği Görüşülüp Düşünüldü : İstem, personel sicil raporlarının kaybolması durumunda ne gibi işlemler tesis edilmesi gerektiği hususunda düşülen duraksamanın giderilmesine ilişkindir.

657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 110 uncu maddesinde, her Devlet memurunun bir sicil dosyasının bulunacağı; sicil amirleri tarafından düzenlenecek sicil raporları ile varsa müfettişler tarafından verilen denetleme raporlarının ve memurların mal beyannamelerinin sicil dosyalarına konulacağı.

111 inci maddesinde, Devlet memurlarının ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye çıkarma veya hizmetle ilişkilerini kesilmesinde özlük ve sicil dosyalarının başlıca dayanak olduğu, 121 inci maddesinde de, Devlet memurunun mesleki ehliyetinin tespiti amacı ile sicilinde bulunacak bilgiler, ayrılış sicilinin doldurulacağı haller, sicil raporlarının şekli, taşıyacağı sorular, düzenleme zamanı, uygulanacak not usulü ve bunların derecelendirilmesi,

muhafaza ile görevli makamlara dair esaslar ile itiraz ve bunu inceleyecek merciler, vali ve kaymakamların hangi memurların birinci, ikinci ve üçüncü sicil amirleri olduğu, hangi hallerde memurlar hakkında ek sicil raporu verecekleri ve diğer hususların genel yönetmelikte düzenleneceği hükme bağlanmıştır.

Anılan Kanunun 121 inci maddesi uyarınca yürürlüğe konulan Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 10 uncu maddesinde, 657 sayılı Kanunun 111 inci maddesi hükmü yinelendikten sonra, kurum değiştiren memurların özlük ve sicil dosyalarının yeni kurumlarına eksiksiz olarak gönderileceği.

25 inci maddesinin ikinci fıkrasında, ilk fıkrada belirtilen ve sicil raporlarının muhafazası ile sorumlu tutulanların, sicil dosya veya raporlarının muhafaza edildikleri yerlerden bir süre için çıkarılmasını gerektiren her iş hakkında, ilk fıkrada gösterilen yöneticilere veya görevlendirdikleri yardımcılarına bilgi vermek zorunda oldukları.

26 ncı maddesinde, sicil raporlarının 657 sayılı Kanun ile bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak doldurulması ve sicillerle ilgili bütün işlemlerin mer'i hükümlere göre yürütülmesinden kurumların özlük işleriyle görevli birimlerinin, böyle bir birim bulunmaması halinde bu işle görevlendirilen memurların sorumlu olduğu; bu birim ve görevlilerinin kendilerine teslim edilen sicil raporlarını, Yönetmelikte belirtilen en son teslim tarihlerini takip eden 15 gün içinde, sicil amirlerinin not ve mütalaası ile yaptıkları değerlendirmeler dışında, her yönüyle inceleyerek tespit ettikleri noksanlıkların giderilmesini sağlayacakları;

bu işle görevlendirilenlerin gizliliğe riayetlerinin, edindikleri bilgileri açıklamamalarının şart olduğu; bu esaslara uymadıkları tespit edilenlerin 657 sayılı Kanuna göre cezalandırılmakla beraber bir daha aynı görevlerde çalıştırılamayacakları. 27 nci maddesinin ikinci fıkrasında da sicil raporlarının sicil dosyalarıyla birlikte kilitli dolaplarda muhafaza edileceği hüküm altına alınmıştır.

Yönetmeliğin 13 üncü maddesinde, haklarında sicil raporu düzenlenecek memurların, değerlendirilmelerini yapacak sicil amirlerinin yanında çalışmaları gereken süreler gösterilmiş; maddenin altıncı fıkrasında, hizmet içi eğitim veya hastalığın sicil raporu doldurmak için gerekli sürenin geçmesine imkan vermeyecek kadar uzun sürmesi ve dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma imkanının bulunmaması halinde, bir defaya mahsus olmak üzere geriye doğru en çok üç yılın sicil notlarının ortalamalarının esas alınacağına yer verilmiş.

20 nci maddesinde, sicil raporlarındaki değerlendirmelerin genel niteliği açıklanmış; maddenin son fıkrasında da garez veya özel maksatla memur hakkında gerçeğe aykırı değerlendirme yaptığı anlaşılan sicil amiri değerlendirmesinin geçersiz sayılarak memur hakkında varsa diğer sicil amir veya amirlerinin değerlendirmesine göre, yoksa o sicil döneminde son üç yılın ortalaması alınarak buna göre işlem yapılacağı hususu belirtilmiştir.

Görüldüğü üzere, 657 sayılı Kanunda ve anılan Yönetmelikte sicil raporlarının önemi vurgulanmış, bu raporların kaybolabileceği yolunda hiçbir olasılık öngörülmeyerek bu hususa ilişkin yasal düzenlemeye yer verilmemiştir. Gerek bu raporların düzenlenmesi, gerekse raporların muhafazasıyla ilgili olarak sorumlular yönünden yoruma meydan bırakmayacak açıklıkta mevzuatta gerekli düzenlemeler yapılmış iken, kaybolması halinde ne gibi işlemler yapılacağının belirtilmemiş olması, bu durumun yasa koyucu tarafından kabul edilemez olarak görüldüğünün açık ifadesidir.

Öte yandan, sicil raporları kaybolan personelin mevcut hukuki durumlarını korumaları gerektiği, kaybolan sicil raporları nedeniyle geriye dönük sicil ihyasının mümkün olmadığı, bu durumdaki kişilerin menfaatlerini ihlal edecek şekilde haklarında tesis edilecek işlemler aleyhine yargı yoluna başvurma haklarının bulunduğu da açıktır.