Şüpheli işlem bildirimi, mali sistemin suistimalini önlemeye yönelik yükümlülük rejiminin en kritik halkasıdır. Terörün finansmanı bakımından bu yükümlülük, 5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun ile 6415 sayılı Terörizmin Finansmanının Önlenmesi Hakkında Kanun'un çizdiği çerçevede yürür. İlgili genel tebliğ ise bildirimin hangi hallerde, hangi usulle ve hangi içerikle yapılacağını somutlaştırır.
Kim Yükümlüdür?
Yükümlülük yalnızca bankalara özgü değildir. Finansal kuruluşların yanında; belirli meslek grupları, kıymetli maden ve taş ticareti yapanlar, gayrimenkul alım satımına aracılık edenler gibi geniş bir kesim kapsam içinde yer alabilir. Şirketlerin ilk yapması gereken iş, faaliyet konusunun kapsama girip girmediğini ve buna bağlı olarak uyum görevlisi atama zorunluluğunun bulunup bulunmadığını netleştirmektir.
Şüphe Ne Zaman Doğar?
- İşlemin, müşterinin bilinen mali profili ve faaliyetiyle açıklanamaması
- Fonun kaynağı veya nihai yararlanıcısı hakkında bilgi verilmekten kaçınılması
- İşlemin, eşik değerin altında kalacak şekilde parçalara bölünmesi
- Riskli bölge veya taraflarla, ticari gerekçesi kurulamayan bağlantılar
- Kimlik ve temsil belgelerinde tutarsızlık ya da olağandışı acele talebi
Bildirim Süreci ve Gizlilik
Şüphe oluştuğunda bildirim, mevzuatta öngörülen süre ve biçimde yetkili birime yapılır. Burada üzerinde en çok hata yapılan konu gizliliktir: bildirim yapıldığı bilgisi, işleme taraf olan kişilere veya ilgisiz üçüncü kişilere açıklanamaz. Bu yasağın ihlali, bildirimin kendisinden bağımsız bir sorumluluk doğurur. Aynı şekilde bildirimi yapan personelin kimliğinin kurum içinde gereksiz biçimde dolaşıma sokulmaması gerekir.
Uyum Programının Somut Adımları
- Müşteri tanıma prosedürünü yazılı hale getirin ve gerçek faydalanıcı tespitini kayıt altına alın.
- Risk temelli bir sınıflandırma kurun; yüksek riskli müşterilerde ek belge ve periyodik gözden geçirme öngörün.
- Bildirim kararının hangi verilere dayandığını gösteren iç değerlendirme notunu dosyada saklayın.
- Personel eğitimlerini tarih ve katılım kaydıyla belgeleyin; denetimde bu kayıtlar aranır.
- İşlem ve belgelerin saklama sürelerini takvime bağlayın; eksik saklama başlı başına aykırılıktır.
Denetim veya Soruşturma Halinde
Yükümlülük ihlali iddiasıyla karşılaşıldığında savunma, soyut iyi niyet beyanı üzerine değil, sistemin nasıl işlediğini gösteren kayıtlar üzerine kurulmalıdır: hangi uyarı üretildi, kim değerlendirdi, hangi gerekçeyle bildirim yapıldı veya yapılmadı. Ayrıca malvarlığının dondurulmasına ilişkin kararlar söz konusuysa, bunlara karşı öngörülen başvuru yolları ve süreleri ayrı bir takipte tutulmalıdır.
Bu metin genel çerçeveyi anlatmakta olup; kurumunuzun yükümlü sıfatı, bildirim usulü ve karşılaştığınız işlem somut belgeler üzerinden ayrıca değerlendirilmelidir.