4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (e) bendi kapsamındaki alımlar, Kanunun genel ihale usullerinin dışında tutulan bir istisna alanıdır. Bu alanda uygulanacak usul ve esasları belirleyen yönetmelik, alımın hangi şartlarda ve nasıl yapılacağını düzenler. İstisna kapsamında olmak, denetimsiz olmak anlamına gelmediğinden, sürecin nerede sınırlandığını bilmek belirleyicidir.
İstisna Kapsamının Sınırları Nasıl Belirlenir
Bir alımın istisna kapsamında yapılabilmesi için hem tarafların hem konunun bende uygun olması gerekir. Uygulamadaki temel tartışma, alımın gerçek niteliğinin bent kapsamına girip girmediğidir. İdarelerin, alım konusunu istisna kapsamında görünecek biçimde tanımlaması yeterli değildir; işin fiili içeriği esas alınır. Bu nedenle istisna kararının gerekçesi, alım dosyasında somut olarak yazılmalıdır.
İstisna Alımında Uyulması Gereken Asgari Usul
- İhtiyacın ve yaklaşık maliyetin dosyada belgelenmesi.
- Teknik şartnamenin belirli bir marka veya tedarikçiyi işaret etmeyecek biçimde yazılması.
- Fiyat ve şart karşılaştırmasının kayıt altına alınması.
- Sözleşmenin yükümlülükleri, teslim ve muayene kabul koşullarını açıkça içermesi.
Şikâyet Yolu Konusundaki En Kritik Ayrım
Genel ihale usulüyle yapılan alımlarda istekliler için öngörülen idareye şikâyet ve Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyet yolu, istisna kapsamındaki alımlar bakımından aynı şekilde işlemez. Bu ayrımın bilinmemesi, en sık karşılaşılan hak kaybı nedenidir: itirazen şikâyet başvurusu görev yönünden reddedilirken, bu arada idari yargıda dava açma süresi işlemeye devam eder. Bu nedenle istisna kapsamındaki bir alıma itiraz edilecekse, başvurulacak merci ve süre baştan netleştirilmelidir.
Sözleşme Aşamasında Ortaya Çıkan Uyuşmazlıklar
İstisna kapsamında kurulan sözleşmelerde ihtilaf genellikle ifa aşamasında doğar: teslim gecikmesi, muayene kabul reddi, kesinti ve teminat iadesi. Bu uyuşmazlıklarda sözleşme metni ile şartname arasındaki çelişkiler belirleyici olur. Yükleniciler için pratik kural, her teslim ve yazışmayı tarihli tutanağa bağlamak; idare için ise gecikme ve ayıp tespitlerini süresinde ve yazılı yapmaktır.
Dosya Denetime Hazır mı
- İstisna gerekçesi yazılı ve alım konusuyla tutarlı mı.
- Yaklaşık maliyet hesabı dayanaklarıyla dosyada mı.
- Teklif alma sürecinde eşit muamele kayıtla gösterilebiliyor mu.
- Sözleşme, şartname ve kabul belgeleri arasında çelişki var mı.
Yukarıdaki açıklamalar uygulamanın genel işleyişine ilişkindir. Bir alımın istisna kapsamında olup olmadığı ve hangi başvuru yolunun açık olduğu dosyaya göre değiştiğinden, işlem tebliğ edilir edilmez konunun ayrıca değerlendirilmesi önerilir.