Kamu idarelerinde taşınır mal işlemleri, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile kurulan mali yönetim düzeninin görünürdeki en küçük halkası gibi durur; oysa Sayıştay denetimlerinde en çok bulgu üreten alanlardan biridir. Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerine ilişkin genel tebliğ, bu görevin kim tarafından, hangi usulle yürütüleceğini ve sorumluluğun sınırlarını netleştirmeyi amaçlar.
Görevin Kaynağı: Atama Değil Görevlendirme
Taşınır kayıt ve kontrol görevi, ayrı bir kadro değil, mevcut personele verilen bir görevlendirmedir. Bu nedenle görevlendirme yazısının tarihi, kapsamı ve hangi ambar veya birimi kapsadığı sorumluluk tartışmasının merkezinde yer alır. Yazılı görevlendirme olmaksızın fiilen iş yapan personel, sonradan doğan bir kayıp bakımından savunmasız kalabilir.
Sorumluluğun Üç Katmanı
- Harcama yetkilisi: taşınır işlemlerinin mevzuata uygunluğunu gözetir
- Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi: kayıt, muhafaza, giriş-çıkış ve sayım işlemlerini yürütür
- Kullanıcı personel: zimmetindeki taşınırı korumakla yükümlüdür
Bir kayıp veya eksiklik ortaya çıktığında ilk sorulan soru, olayın hangi katmanda gerçekleştiğidir. Zimmet kaydı düzgün tutulmamışsa sorumluluk kolaylıkla kayıt yetkilisine yığılır.
Devir Teslimde Hata Yapmayın
- Görev değişikliğinde sayım yapılmadan teslim almayın.
- Sayım tutanağını fiili durumu yansıtacak şekilde, eksikleri yazarak imzalayın.
- Eksik ya da hasarlı taşınırı tutanakta ayrı kalem olarak gösterin.
- Devir tutanağının bir örneğini kendi dosyanızda saklayın.
Uygulamada en ağır sonuç doğuran davranış, önceki dönemin eksiklerini görmeden tutanak imzalamaktır; bu imza, eksikliği devralan kişinin dönemine taşır.
Kamu Zararı Tartışması
Taşınırın kaybolması, hurdaya ayrılması ya da kayıtla fiili durumun uyuşmaması hâlinde kamu zararının varlığı ve kimden tahsil edileceği ayrıca değerlendirilir. Burada belirleyici olan; kastın veya ihmalin bulunup bulunmadığı, görev tanımının kapsamı ve zararın oluşum anıdır. Personel hakkında yapılan tespitin idari işlem niteliği kazandığı noktada, ilgilinin tebliğ tarihine bağlı olarak itiraz ve dava yolları gündeme gelir.
Denetime Hazırlık
Yıl sonu sayım tutanakları, giriş-çıkış belgeleri, hurda ve devir işlemleri ile ambar defterinin birbirini doğrulaması gerekir. Bu belgeler arasındaki tarih ve miktar tutarsızlıkları, tek başına bir hırsızlık iddiası olmadığı hâlde bulgu üretir.
Bu rehber genel bilgilendirme amacı taşır; somut bir sayım farkı, devir işlemi veya sorumluluk iddiası bakımından ilgili tebliğ ve yönetmelik hükümleri ile dosyanın kendi belgeleri esas alınmalıdır.