Yapı malzemelerinin piyasaya arzında aranan uygunluk belgeleri, ancak yetkili kılınmış bir kuruluş tarafından, görevlendirme kapsamı içinde düzenlendiğinde hüküm ifade eder. Yapı Malzemelerinin Tabi Olacağı Kriterler Hakkında Yönetmelik kapsamında Türkiye Çimento Müstahsilleri Birliği-Kalite Çevre Kurulu İktisadi İşletmesinin Uygunluk Değerlendirme Kuruluşu Olarak Görevlendirilmesine Dair Tebliğ (Tebliğ No: YİG/2010-06) de böyle bir görevlendirme işlemidir. Bu rehber, görevlendirme tebliğlerinin pratik anlamına ve belge geçerliliğine ilişkin riske odaklanır.
Görevlendirme Tebliği Aslında Neyi Söyler
Bu tür bir tebliğ, adı geçen kuruluşun belirli bir yönetmelik kapsamında, belirli ürün grupları ve belirli değerlendirme yöntemleri bakımından yetkili kılındığını duyurur. Yani yetki üç boyutludur: kuruluş, kapsam ve yöntem. Kuruluşun adının tebliğde geçmesi tek başına yeterli değildir; düzenlediği belgenin sizin ürününüzü ve uygulanan sistemi kapsayıp kapsamadığı ayrıca kontrol edilmelidir.
Belgenin Geçerliliğini Nasıl Doğrularsınız
- Belgede yazılı ürün tanımı ile fiilen ürettiğiniz veya satın aldığınız ürünün teknik tanımını karşılaştırın.
- Belgenin dayandığı standardın ve değerlendirme yönteminin, görevlendirme kapsamıyla örtüştüğünü kontrol edin.
- Belgenin düzenlenme tarihinin, görevlendirmenin yürürlükte olduğu döneme denk geldiğini teyit edin.
- Belgenin geçerlilik süresini ve varsa gözetim denetimi şartının yerine getirilip getirilmediğini sorun.
Görevlendirme Sona Erer veya Daraltılırsa
Yetkili kuruluşların görevlendirmesi idari bir işlemle askıya alınabilir, kapsamı daraltılabilir veya sonlandırılabilir. Bu durumda, geçmişte usulüne uygun düzenlenmiş belgelerin akıbeti ile yeni düzenlenecek belgelerin durumu farklıdır. İşletmelerin yapması gereken, tedarikçilerinden aldıkları belgelerin dayandığı kuruluşun güncel yetki durumunu dönemsel olarak kontrol etmektir. Bu kontrol yapılmadığında, geçersiz bir belgeye dayanarak ürün arz etme riski doğar.
Piyasa Gözetimi Denetiminde Savunma
- Denetim tutanağında hangi eksikliğin tespit edildiğini net biçimde okuyun; belge eksikliği ile ürün uygunsuzluğu farklı sonuçlar doğurur.
- Belgeye dayalı savunmalarda, belgenin aslını ve dayanak test raporlarını birlikte sunun.
- Tedarik zincirindeki sorumluluk paylaşımı için satın alma sözleşmelerindeki uygunluk taahhüdü maddeleri önem taşır.
- İdari yaptırım kararına karşı, tebliğ tarihinden itibaren işleyen başvuru süresini ve kararda gösterilen kanun yolunu esas alın.
Üretici ve Yüklenici İçin Kontrol Listesi
Şantiye ve fabrika dosyalarında her partiye ait uygunluk belgesinin, sevk irsaliyesinin ve test raporunun bir arada tutulması; belge yenileme tarihlerinin takvime bağlanması ve tedarikçi değişikliklerinde belge kontrolünün yeniden yapılması, sonradan çıkacak uyuşmazlıkların büyük kısmını önler.
Yukarıdaki bilgiler tanıtıcı niteliktedir; teknik düzenlemeler alanı sık güncellendiğinden, somut bir denetim veya belge uyuşmazlığında yürürlükteki metnin ve dosyanızın birlikte incelenmesi gerekir.