Yapı malzemeleri alanında bir kuruluşun onaylanmış kuruluş olarak görevlendirilmesine dair tebliğ, teknik gibi görünen ama sonuçları doğrudan üreticiye yansıyan bir düzenlemedir. Çünkü üreticinin aldığı uygunluk belgesinin geçerliliği, o belgeyi düzenleyen kuruluşun görevlendirme kapsamına ve bu kapsamın devam edip etmediğine bağlıdır.
Görevlendirmenin kapsamı neden önemli?
Onaylanmış kuruluşlar, tüm ürünler için değil, görevlendirme metninde sayılan ürün grupları ve uygunluk değerlendirme sistemleri bakımından yetkilidir. Üreticinin en sık düştüğü hata, kuruluşun adına bakıp kapsam listesine bakmamaktır. Kapsam dışı düzenlenmiş bir belge, piyasa gözetimi denetiminde belge yokmuş gibi sonuç doğurabilir ve ürünün piyasaya arzı durdurulabilir.
Belge alınmadan önce yapılacak kontrol
- Kuruluşun görevlendirme tebliğindeki ürün grubu listesini ürününüzle karşılaştırın.
- Görevlendirmenin askıya alınıp alınmadığını veya kapsamının daraltılıp daraltılmadığını teyit edin.
- Uygulanacak uygunluk değerlendirme sisteminin ürününüz için doğru sistem olduğunu doğrulayın.
- Sözleşmede belge kapsamının, denetim sıklığının ve raporların saklanmasının nasıl düzenlendiğini okuyun.
Fabrika üretim kontrolünde beklenen düzen
- Hammadde giriş kontrol kayıtları ve tedarikçi değerlendirme dosyası
- Üretim sırasında yapılan periyodik testlerin tarihli kayıtları
- Uygunsuz ürünün ayrılması ve izlenmesine ilişkin prosedür
- Kalibrasyon takvimi ve ölçüm cihazlarının izlenebilirliği
- Personel yetkinlik ve eğitim kayıtları
Bu kayıtların düzensizliği, tek başına ürünün uygunsuz olduğunu göstermese de gözetim denetiminde belgenin askıya alınmasına gerekçe yapılabilir.
Belgenin askıya alınması ya da iptali halinde
Askıya alma kararı geldiğinde ilk yapılması gereken, kararın hangi tespite dayandığını ve düzeltici faaliyet için tanınan süreyi netleştirmektir. Bu aşamada üretilmiş ve piyasaya arz edilmiş ürünlerin durumu ayrıca ele alınmalıdır. Stoktaki ürünün akıbeti belirlenmeden yürütülen bir düzeltme süreci, sonradan çok daha ağır bir uygunsuzluk tablosuna dönüşebilir.
Ticari sözleşmelere yansıyan boyut
Belge geçersizliği, yalnızca idari bir sorun değildir; şantiyeye teslim edilen malzemenin sözleşmeye aykırı hale gelmesi anlamına da gelir. İnşaat sözleşmelerinde belge geçerliliğinin taahhüt olarak yer alması durumunda, üretici hem idari yaptırım hem sözleşmesel talep ile karşılaşabilir. Bu nedenle belge takibi ticari risk yönetiminin parçası sayılmalıdır.
Yukarıdakiler genel bilgilendirme amacı taşır; ürün grubunuz, uygulanan uygunluk değerlendirme sistemi ve kuruluşun güncel kapsamı belirleyici olacağından, somut durumda ayrıntılı bir inceleme yaptırmanız yerinde olur.