Üniversitelerin uygulama ve araştırma merkezleri, hem akademik hem de hizmet üreten yapılar olduğu için kendi yönetmelikleriyle kurulur. Başkent Üniversitesi Profesör Doktor Leyla-Turgut Zileli Nöropsikiyatri Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği de bu nitelikte bir metindir. Sağlık alanında faaliyet gösteren bir merkezde ise yönetmelik, yalnızca idari bir çerçeve değil; hasta hakları ve kişisel veri sorumluluğunun da zeminini oluşturur.
Merkez yönetmelikleri neyi düzenler?
Bu metinler tipik olarak merkezin amacını, faaliyet alanlarını, yönetim organlarını ve bu organların görev sürelerini belirler. Müdür, yönetim kurulu ve danışma kurulu şeklindeki yapı, kararların kim tarafından ve hangi çoğunlukla alınacağını gösterir. Uygulamada çıkan sorunların önemli kısmı, bir işlemin yetkisiz organ tarafından yapılmasından veya kararın usulüne uygun toplantıda alınmamasından kaynaklanır.
Sağlık hizmeti sunan merkezlerde ek hassasiyetler
Nöropsikiyatri alanında sunulan hizmetlerde, hasta verisinin özel nitelikli kişisel veri kategorisinde bulunduğu unutulmamalıdır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında sağlık verilerinin işlenmesi daha sıkı koşullara bağlıdır. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi, verinin işlenme amacının açıkça sınırlanması ve erişim yetkilerinin kişi bazında tanımlanması, merkezin en temel uyum başlıklarıdır.
Araştırma ve klinik faaliyetin ayrılması
- Tedavi amaçlı kayıtlar ile araştırma amaçlı kullanılacak verilerin ayrı süreçlerde yönetilmesi
- Araştırma için ayrıca ve açıkça rıza alınması, bu rızanın geri alınabileceğinin bildirilmesi
- Yayın ve sunumlarda kimliği belirli hâle getirecek ayrıntıların çıkarılması
- Reşit olmayan veya ayırt etme gücü tartışmalı hastalarda temsil ilişkisinin belgelendirilmesi
- Verinin saklama süresi ve süre sonunda imha yönteminin önceden belirlenmesi
Kurumsal sorumluluk ve iç denetim
Merkez faaliyetlerinden doğan sorumluluk çoğu zaman tek tek personelde değil, kurumda toplanır. Bu nedenle hizmet standardının yazılı hâle getirilmesi, kayıt tutma disiplininin sürdürülmesi ve şikâyet başvurularının izlenebilir biçimde sonuçlandırılması hem hasta güvenliği hem de kurumsal savunma açısından değer taşır. Personel değişimlerinde yetki devrinin yazılı yapılması da erişim güvenliğinin bir parçasıdır.
Yönetmelik değişikliği gerektiren durumlar
Faaliyet alanı fiilen genişlediğinde, yeni bir birim kurulduğunda ya da işbirliği protokolleriyle üçüncü kişilere veri akışı doğduğunda mevcut metnin yeterliliği gözden geçirilmelidir. Yönetmelikte karşılığı bulunmayan bir faaliyetin sürdürülmesi, ileride hem idari hem de tazminat tartışmalarında zayıf nokta oluşturur.
Yukarıdaki açıklamalar genel çerçeve sunar; merkezin kendi yönetmelik metni, üniversitenin iç düzenlemeleri ve sağlık mevzuatı birlikte değerlendirilmeden somut bir sonuca varılmamalı, gerekirse konu bazlı hukuki görüş alınmalıdır.