Avrupa Birliğinden sağlanan mali yardımlar kapsamındaki ortak finansman, ödemeler ve diğer mali konulara ilişkin yönetmelik, dış kaynaklı fonların ulusal bütçeyle nasıl birleştirileceğini ve ödeme akışının hangi sırayla yürüyeceğini düzenler. Bu tür projelerde yararlanıcıyı en çok zorlayan konu, harcamanın yapıldığı an ile uygunluğunun kesinleştiği an arasındaki mesafedir. Bir gider bugün ödenmiş olsa da yıllar sonra yapılan bir denetimde uygun olmayan gider sayılabilir.
AB Katkısı ile Ulusal Katkının Ayrı Tutulması
Ortak finansmanda proje bütçesi, farklı kaynaklardan beslenir. Bu kaynakların muhasebede ayrıştırılmadan izlenmesi, denetimde tek başına bir bulgu nedenidir. Proje için ayrı hesap veya ayrı maliyet merkezi kullanmak, sonradan yapılacak eşleştirmeyi mümkün kılar. Ayrıca aynı giderin başka bir destek programından da karşılandığı izlenimi, çifte finansman iddiasına yol açabilir; bu iddia, geri alım sonuçlarının en ağırlarındandır.
Usulsüzlük Bildirimi Nasıl İşler
Usulsüzlük, her zaman kasıtlı bir davranışı ifade etmez. Kurallara uymayan bir işlemin fonun mali yükünü artırması yeterlidir. Sık rastlanan başlıklar şunlardır:
- Satın alma kurallarına uyulmadan yapılan alımlar
- Sözleşme kapsamı dışında kalan giderin projeye yazılması
- Personel maliyetlerinde zaman çizelgesiyle desteklenmeyen dağıtım
- Görünürlük ve raporlama yükümlülüklerinin yerine getirilmemesi
Geri Alım Kararına Karşı Savunma
Geri alım bildirimi geldiğinde ilk yapılması gereken, talebin hangi gider kalemine, hangi döneme ve hangi kurala dayandığını ayrıştırmaktır. Genellikle talebin tamamı değil, belirli kalemler tartışmalıdır. İdare içindeki itiraz yolu süresinde kullanılmalı; nihai idari işleme karşı ise idari yargıda iptal davası yolu değerlendirilmelidir. Alacak kamu alacağı niteliğine büründüğünde, 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümlerine göre takip edilebilir. Bu nedenle yalnızca esasa değil, tahsil aşamasında yapılan işlemlere karşı da ayrı sürelerin işlediği unutulmamalıdır.
Denetime Hazırlık Alışkanlığı
- Proje belgelerini, sözleşmede öngörülen saklama süresi boyunca erişilebilir tutun.
- Elektronik kayıtların yedeğini ayrı bir ortamda saklayın.
- Personel değişikliklerinde proje dosyasının devrini tutanakla yapın.
- Her denetim sorusuna verilen cevabı ve eklerini ayrıca arşivleyin.
Bu değerlendirme genel çerçeveyi anlatır; uygulanacak kurallar programa ve sözleşme metnine göre değiştiğinden, geri alım ya da usulsüzlük bildirimi alındığında dosyanın ayrıntılı incelenmesi önerilir.