Anonim şirketlerde genel kurula elektronik ortamda katılım, fiziki toplantıya alternatif değil onunla eşdeğer bir katılım yoludur. Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik, sistemin kurulmasını, katılım ve oy kullanma usulünü düzenler. Uygulamada en ciddi sonuç, teknik bir aksaklığın toplantı kararlarının geçerliliğini tartışmalı hale getirmesidir.
Sistemin Kurulması İçin Ön Koşullar
Elektronik katılımın mümkün olabilmesi için esas sözleşmede buna imkan tanıyan hükmün bulunması ve bu hükmün tescil ve ilan edilmiş olması gerekir. Esas sözleşme değişikliği tamamlanmadan yapılan elektronik toplantı çağrıları, sonradan itiraz konusu edilir. Şirketin sistemi kendisi kurabileceği gibi destek hizmeti alması da mümkündür.
Çağrı ve Bilgilendirme Yükümlülüğü
- Toplantı çağrısında elektronik katılım imkanının açıkça belirtilmesi
- Pay sahiplerine sisteme giriş ve teknik gereklilikler hakkında bilgi verilmesi
- Elektronik ortamda temsilci atanmasına ilişkin usulün duyurulması
- Toplantı gündeminin ve eklerinin sistemde erişilebilir tutulması
Toplantı Anında Katılım, Görüş ve Oy
Elektronik ortamdan katılan pay sahibi; toplantıyı izleyebilmeli, görüş iletebilmeli, öneri sunabilmeli ve oy kullanabilmelidir. Bu haklardan yalnızca birinin dahi teknik nedenle kullanılamaması, o pay sahibi yönünden hak ihlali iddiasına dayanak olur. Toplantı başkanlığının, elektronik katılıma ilişkin işlemleri tutanağa ayrıca geçirmesi bu nedenle önemlidir.
Teknik Rapor ve Kayıtların Saklanması
Sistemin öngörülen güvenlik ve işlevsellik ölçütlerini karşıladığını gösteren teknik raporun bulunması, ayrıca toplantıya ilişkin elektronik kayıtların saklanması gerekir. Giriş kayıtları, oy verme zaman damgaları ve sistem günlükleri, sonradan çıkacak nisap tartışmalarında tek güvenilir dayanaktır.
Karar İptali Riskini Azaltmak İçin
- Esas sözleşme hükmünün tescil tarihini toplantı öncesinde doğrulayın.
- Deneme girişini toplantıdan önce yaparak erişim sorunlarını tespit edin.
- Katılamayan pay sahibinin bildirimini yazılı olarak kayda alın.
- Nisap hesabında elektronik ve fiziki katılımı ayrı ayrı gösterin.
- Tutanağa, sistemde yaşanan kesintileri saatiyle birlikte işleyin.
Genel kurul kararlarının iptali istemleri kısa süreye tabi olduğundan, itirazın toplantı sırasında tutanağa geçirilmesi sonraki aşamayı doğrudan etkiler.
Yukarıdaki bilgiler genel çerçeve niteliğindedir. Elektronik genel kurulda ortaya çıkan aksaklıklarda kayıtlar hızla değerlendirilmeli ve gerekiyorsa hukuki destek gecikmeden alınmalıdır.