Sosyal sorumluluk merkezleri, üniversiteyi toplumla buluşturan projeleri yürütür: gönüllü öğrenci çalışmaları, saha araştırmaları, dezavantajlı gruplara yönelik destek programları ve kurum dışı iş birlikleri. Bu faaliyetlerin ortak özelliği, kurumsal yapının dışına taşmalarıdır. Merkezin yönetmeliği bu nedenle sadece iç işleyişi değil, dışarıyla kurulan ilişkinin sınırlarını da anlamak için okunmalıdır.
Gönüllülük İlişkisinin Sınırı
Öğrencinin bir projede gönüllü olarak yer alması, kural olarak bir iş sözleşmesi doğurmaz. Ancak fiiliyatta düzenli çalışma saati belirlenir, talimat verilir ve karşılığında ödeme yapılırsa, ilişkinin niteliği tartışmalı hâle gelebilir. Bu riski azaltmak için gönüllülük protokolünde çalışmanın kapsamı, süresi, karşılıksız olduğu ve masraf ödemesinin ücret sayılmadığı açıkça yazılmalıdır. Sigortalılık bakımından da öğrencinin staj veya zorunlu uygulama kapsamında mı yoksa gönüllü olarak mı bulunduğu ayrıştırılmalıdır.
Bağış Toplama ve Ayni Yardımlar
Sosyal sorumluluk projelerinde kampanya düzenlenmesi sık görülür. Burada gözden kaçan nokta, yardım toplama faaliyetinin izne tabi bir alan olmasıdır; 2860 sayılı Yardım Toplama Kanunu bu faaliyeti düzenler ve kimlerin izinsiz yardım toplayabileceği ile usul kurallarını belirler. Üniversite adına yürütülen bir kampanyada izin ve muhasebe zincirinin kurulmaması, iyi niyetle başlatılan bir çalışmayı idari sorunla karşı karşıya bırakabilir.
Dış Kurumlarla Protokoller
Belediye, kamu kurumu, dernek veya şirketle yürütülen ortak projelerde protokol metni belirleyicidir. Metinde bulunması gerekenler:
- Tarafların üstlendiği edimlerin ayrı ayrı sayılması
- Proje çıktılarının ve verilerin kime ait olacağı
- Katılımcı verilerinin hangi tarafça işleneceği ve saklama süresi
- Kurum logolarının ve tanıtım materyallerinin kullanım koşulları
- Sona erme, fesih ve uyuşmazlık hâlinde izlenecek yol
Sahada Kişisel Veri
Dezavantajlı gruplarla yürütülen çalışmalarda toplanan bilgiler çoğu zaman hassas nitelik taşır. Katılımcıya sade bir dille aydınlatma yapılması, çocuk ve vesayet altındaki kişiler bakımından yasal temsilcinin onayının alınması ve verinin proje sonunda anonimleştirilmesi ya da imha edilmesi, 6698 sayılı Kanun bakımından ihmal edilmemesi gereken adımlardır.
Proje Başlangıcında Yapılacaklar
- Yönetim kurulu kararı ve protokolü imza öncesinde eşleştirin.
- Gönüllülük belgelerini imzalı ve tarihli toplayın.
- Bağış ve harcama akışını tek bir hesap üzerinden izlenebilir kılın.
- Veri envanteri çıkarıp saklama ve imha takvimini belirleyin.
Bu metin yol gösterici bir çerçeve sunar. Projenin ortakları, hedef kitlesi ve finansman kaynağı değiştikçe uygulanacak kurallar da farklılaşacağından, protokol imzalanmadan önce hukuki inceleme yapılmasında fayda vardır.