Akreditasyon, uygunluk değerlendirmesi yapan kuruluşların yetkinliğinin tanınmasını sağlayan bir sistemdir. Türk Akreditasyon Kurumunca Uygulanacak Akreditasyon Kullanım Ücreti/Payına İlişkin Tebliğ (TÜRKAK: 2013/1), akredite kuruluşların düzenledikleri belgeler üzerinden ödeyeceği payın esaslarını belirler. Bu rehber, konuyu ödeme yükümlülüğü ve itiraz imkânı açısından inceler.
Akreditasyon Kullanım Payı Ne Anlama Gelir?
Pay, akreditasyon markasının kullanılmasına ve akredite kapsamda yürütülen belgelendirme faaliyetine bağlı olarak doğar. Yükümlülüğün temeli, kuruluşun akreditasyon sistemine dâhil olmasıdır; dolayısıyla ödeme, tek tek her müşteriyle yapılan sözleşmeden değil, kuruluşun akreditasyon statüsünden kaynaklanır. Bu ayrım, kuruluşun payı müşterilerine yansıtıp yansıtamayacağı tartışmasında belirleyici olur.
Beyan ve Hesaplama Aşamasında Riskler
Pay genellikle kuruluşun beyanına dayalı olarak hesaplandığından, beyanın kapsamı en kritik konudur. Sık karşılaşılan hata kaynakları:
- Akredite kapsam dışında düzenlenen belgelerin beyana dâhil edilmesi veya tersine, kapsam içi belgelerin eksik bildirilmesi
- İptal, askıya alma veya yenileme hallerinde dönem eşleştirmesinin yanlış yapılması
- Yurt dışında düzenlenen belgelerin hangi dönem ve kapsamda sayılacağının netleştirilmemesi
- Beyanın dayandığı iç kayıtların denetimde ibraz edilebilecek düzende tutulmaması
Ödeme Yükümlülüğüne İtiraz
Kuruluşa tebliğ edilen ödeme yazısı, tutarın ve dönemin belirtildiği bir işlemdir. İtiraz edilecekse, önce kuruma yazılı başvurularak hesabın dayanağı ve kapsamı sorulmalı; itiraz dilekçesinde hangi belgenin neden kapsam dışı olduğu tek tek gösterilmelidir. Genel nitelikte, gerekçesiz itirazlar sonuç vermez. Kurumun işlemine karşı idari yargı yolu açık olduğunda, tebliğden itibaren işleyen dava açma süresine dikkat edilmelidir.
Statü ile Ödeme İlişkisi
Ödeme yükümlülüğünün yerine getirilmemesi, yalnızca bir alacak sorunu olarak kalmayabilir; akreditasyon statüsüne ilişkin sonuçlar da doğurabilir. Bu nedenle ihtilaflı tutar bulunsa dahi, tartışmasız kısmın ödenip ihtilaflı kısmın ayrıca takip edilmesi çoğu zaman daha güvenli bir yaklaşımdır.
Kurum İçi Düzen Önerileri
- Belge veri tabanını akredite kapsam ve kapsam dışı olarak ayrı alanlarda tutun.
- Beyan dönemlerine ait ham listeleri değiştirilemez biçimde arşivleyin.
- Kapsam genişletme ve daraltma kararlarının tarihlerini beyanla eşleştirin.
- Yazışmaları tek bir dosyada tarih sıralı biçimde saklayın.
Bu metin genel bilgi amaçlıdır; tebliğ hükümleri zaman içinde değişebildiğinden somut ödeme döneminde yürürlükte olan düzenleme esas alınmalı ve gerektiğinde profesyonel hukuki değerlendirme istenmelidir.