Bir özel şirketin onaylanmış kuruluş olarak görevlendirilmesine dair tebliğ, ilk bakışta yalnızca o şirketi ilgilendiren idari bir işlem gibi görünür. Uygulamada ise etkisi çok daha geniştir: bu görevlendirmeye dayanarak düzenlenen uygunluk belgeleri, ürünü piyasaya arz eden imalatçı ve ithalatçıların hukuki güvencesini oluşturur. Belgenin kapsamı ile görevlendirmenin kapsamı örtüşmüyorsa, sorumluluk belgeyi düzenleyende değil, ürünü piyasaya sunanda kalır.
Görevlendirme Neyi Kapsar, Neyi Kapsamaz
Onaylanmış kuruluş görevlendirmeleri belirli bir teknik düzenleme ve belirli uygunluk değerlendirme modülleri bakımından yapılır. Kuruluşun genel olarak yetkili olması, her ürün grubunda belge düzenleyebileceği anlamına gelmez. Bu nedenle belge alınmadan önce görevlendirme metnindeki ürün kapsamı ile ürünün teknik dosyasındaki tanım karşılaştırılmalıdır.
İmalatçı ve İthalatçının Kendi Sorumluluğu
Ürün güvenliği ve teknik düzenlemeler mevzuatı, uygunluk değerlendirmesini üçüncü tarafa yaptırmış olmayı tek başına kurtarıcı saymaz. Piyasaya arz eden, teknik dosyanın doğruluğundan ve ürünün belgelenen tipe uygunluğundan sorumludur. Seri üretimde tip onayından sapma, en sık karşılaşılan uyuşmazlık başlığıdır.
Belgenin Askıya Alınması veya Geçersizleşmesi
Onaylanmış kuruluşun görevlendirmesinin kaldırılması ya da kapsamının daraltılması halinde, daha önce düzenlenmiş belgelerin akıbeti ayrı bir sorundur. Bu ihtimale karşı şu hazırlık yapılmalıdır:
- Belge numarası, kapsamı ve düzenlenme tarihi ile görevlendirme tarihi eşleştirilmeli.
- Teknik dosya, deney raporları ve tip inceleme kayıtları ayrıca saklanmalı.
- Kuruluşla yapılan sözleşmede belge geçerliliğine ilişkin taahhütler kayıt altına alınmalı.
Piyasa Gözetimi Denetimine Hazırlık
- Ürün üzerindeki işaret ve etiketlerin belgeyle uyumunu doğrulayın.
- Uygunluk beyanını güncel mevzuat referanslarıyla yenileyin.
- Tedarikçi zincirindeki her halkanın belgesini kendi dosyanızda bulundurun.
- Denetimde talep edilebilecek belgeleri Türkçe olarak hazır tutun.
Uyuşmazlık Çıktığında Yol
Piyasa gözetimi sonucunda ürünün piyasadan çekilmesi ya da idari yaptırım uygulanması halinde uyuşmazlık idari yargıda görülür. Bu aşamada teknik itirazın idari süre içinde ve yazılı olarak yapılmış olması, dosyanın en belirleyici unsurudur.
Yukarıdaki değerlendirme genel bilgilendirme amacı taşır; ürün grubuna ve ilgili teknik düzenlemeye göre yükümlülükler değiştiğinden, somut bir denetim veya belge sorununda dosyaya özel inceleme yapılması gerekir.