Üniversite bünyesinde kurulan rehberlik ve psikolojik danışmanlık merkezleri, öğrencilere ve zaman zaman topluma yönelik danışmanlık hizmeti verirken aynı anda uygulamalı eğitim ortamı da oluşturur. Bu ikili işlev, danışanın mahremiyeti ile stajyer eğitimi arasında dikkatli bir denge kurulmasını gerektirir. Bu rehber, söz konusu dengenin hukuki boyutunu ele alır.
Danışma İlişkisinin Hukuki Niteliği
Danışan ile merkez arasında kurulan ilişki, bir hizmet ilişkisi olmasının ötesinde güven ilişkisidir. Danışanın paylaştığı bilgiler kişisel veri niteliğindedir ve ruh sağlığına ilişkin oldukları için özel nitelikli veri kategorisinde değerlendirilir. Bu nedenle işleme faaliyetinin dayanağı, saklama süresi ve erişim yetkileri baştan tanımlanmalıdır.
Süpervizyon ve Stajyer Katılımı
Eğitim amaçlı merkezlerde görüşmelerin kaydedilmesi ya da süpervizör tarafından izlenmesi yaygındır. Bu uygulama, danışana önceden ve anlaşılır biçimde açıklanmadıkça kabul edilebilir değildir. Aydınlatmada şu noktalar yer almalıdır:
- Görüşmeye kimlerin katılacağı ve hangi sıfatla bulunacağı.
- Kayıt alınacaksa kaydın kim tarafından, ne kadar süreyle saklanacağı.
- Kaydın eğitim veya araştırma amacıyla kullanılıp kullanılmayacağı.
- Danışanın kayıt alınmasını reddetme hakkının bulunduğu.
Gizliliğin Sınırı Nerede Başlar?
Mesleki sır saklama yükümlülüğü kural, açıklama ise istisnadır. Danışanın kendisine veya bir başkasına yönelik ciddi ve yakın bir tehlike bulunması, çocuğun istismara maruz kaldığına dair somut bulgu edinilmesi gibi hâllerde bildirim yükümlülükleri gündeme gelir. Bu durumlarda paylaşımın, amacın gerektirdiği asgari bilgiyle sınırlı tutulması esastır. Kapsamı aşan açıklamalar, Türk Ceza Kanunu'nda düzenlenen sır ihlali hükümleri bakımından sorumluluk doğurabilir.
Adli Makam Talepleri
Mahkeme veya savcılıktan gelen dosya talepleri, usulüne uygun bir yazıya dayanmalıdır. Sözlü talep üzerine dosya teslimi yapılmaması ve talebin hangi soruşturmaya ilişkin olduğunun kayda geçirilmesi, merkezin kendisini koruması açısından önemlidir.
Kayıt ve Arşiv Düzeni
- Danışan dosyalarını fiziksel ve dijital ortamda erişim kısıtlı biçimde tutun.
- Her dosya için hangi personelin erişim yetkisi bulunduğunu yazılı olarak belirleyin.
- Saklama süresi dolan kayıtların imhasını tutanakla yapın.
- Bilimsel yayında olgu paylaşımı yapılacaksa kimlik belirleyici tüm unsurları çıkarın.
Merkez İşlemlerine Karşı Başvuru
Hizmetin verilmemesi, dosyanın paylaşılması gibi işlemlere karşı önce üniversite içi başvuru yolları kullanılır. Kişisel veri boyutu bulunan taleplerde ise veri sorumlusuna başvuru ve ardından Kurula şikâyet sırası izlenmelidir.
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Mahremiyet içeren süreçlerde atılacak adımlar, somut olayın koşullarına göre ayrıca değerlendirilmelidir.