Şirket kuruluş sözleşmesinin ticaret sicili müdürlüklerinde imzalanmasına imkân tanıyan düzenleme, kuruluş işlemlerini hızlandırmış ve noter aşamasını birçok şirket türü için ortadan kaldırmıştır. Ancak işlemin kolaylaşması, hukuki risklerin azaldığı anlamına gelmez. Aksine, imza aşamasında yapılan hatalar tescilin reddine veya sonradan geçersizlik tartışmalarına yol açar.
İmza Aşamasında Kimlik ve İrade Kontrolü
Müdürlük önünde imza, kurucuların kimliğinin ve imza iradesinin resmi olarak tespit edildiği andır. Bu aşamada dikkat edilmesi gerekenler:
- Kurucu gerçek kişilerin bizzat hazır bulunması veya usulüne uygun düzenlenmiş vekâletnameyle temsil edilmesi
- Vekâletnamenin şirket kuruluşuna ve sözleşme imzasına açıkça yetki içermesi
- Kurucu tüzel kişi ise yetkili organ kararının ve temsil yetkisinin belgelenmesi
- Yabancı uyruklu kurucularda kimlik ve apostil/konsolosluk onayı zincirinin tamam olması
Genel nitelikte düzenlenmiş bir vekâletnamenin kuruluş için yetersiz bulunması, uygulamada en sık karşılaşılan gecikme sebeplerindendir.
Esas Sözleşmede Tescil Reddine Yol Açan Başlıklar
- Amaç ve konu maddesi: İzne tabi faaliyetlerin izin belgesi olmadan yazılması
- Unvan: Mevzuatta korunan ibarelerin izinsiz kullanılması veya iltibas yaratan benzerlik
- Sermaye: Pay dağılımının toplamla uyuşmaması, ayni sermayede değerleme raporunun eksikliği
- Temsil: Müdür/yönetim kurulu yetkilerinin süre ve kapsam bakımından belirsiz bırakılması
Ret Kararı Gelirse Ne Yapılır?
Ticaret sicili müdürlüğünün tescil talebini reddetmesi hâlinde, Türk Ticaret Kanunu sicil işlemlerine karşı bir itiraz yolu öngörür. Bu itiraz süreye bağlıdır ve süre kaçırıldığında yeniden başvuru yapmak gerekir; bu da harç ve zaman kaybı doğurur. Ret gerekçesi çoğu zaman giderilebilir nitelikte olduğundan, itiraz ile eksiklik tamamlama arasında hızlı bir tercih yapılmalıdır.
Kuruluş Sonrası İlk 30 Gün Kontrol Listesi
- Ticaret sicili gazetesi ilanının içeriğinin sözleşmeyle karşılaştırılması
- İmza sirkülerinin, sözleşmedeki temsil şekliyle birebir uyumlu düzenlenmesi
- Ticari defterlerin açılış onaylarının yaptırılması
- Vergi ve sosyal güvenlik bildirimlerinin tamamlanması
- Ortaklar arası ilişkiler için ayrı bir pay sahipleri sözleşmesi ihtiyacının değerlendirilmesi
Temsil Yetkisinin Yanlış Yazılmasının Sonucu
Temsil yetkisi "münferiden" mi "müştereken" mi kullanılacak sorusu, tescilden sonra imzalanacak tüm sözleşmeleri etkiler. Sicilde tescilli yetkiye aykırı imzalanan işlemler, şirketi bağlayıp bağlamadığı yönünden uyuşmazlık doğurur ve çoğu zaman karşı tarafın iyiniyeti tartışmasına dönüşür.
Bu rehber genel bilgilendirme sağlar. Kuruluş sözleşmesinin faaliyet konusuna ve ortaklık yapısına göre özelleştirilmesi gerektiğinden, imza randevusundan önce metnin hukuki incelemeden geçirilmesi tavsiye edilir.