Üniversite bünyesindeki psikolojik danışma ve rehberlik merkezleri, öğrencilere yönelik danışmanlık hizmeti sunarken hem kuruluş yönetmeliğine hem de gizlilik yükümlülüklerine tabidir. Bu merkezlerde en hassas konu, danışan bilgisinin ne zaman paylaşılabileceği ve hangi durumda bildirim yükümlülüğünün doğduğudur.
Danışan Kaydının Hukuki Niteliği
Danışma görüşmelerinde tutulan kayıtlar, hem kişisel veri hem de sır niteliğindedir. 6698 sayılı Kanun bakımından ruh sağlığına ilişkin bilgiler özel nitelikli kişisel veri sayılır; işlenmesi ve saklanması sıradan kayıtlardan farklı, daha sıkı güvenlik tedbirleri gerektirir. Fiziki dosyaların kilitli dolapta, dijital kayıtların erişim yetkisi sınırlandırılmış ortamda tutulması asgari beklentidir.
Sır Saklama Yükümlülüğü ve İstisnaları
Kural, danışanın rızası olmadan bilgi paylaşılmamasıdır. Türk Ceza Kanunu'nda görevi gereği öğrenilen sırların açıklanması suç olarak düzenlenmiştir. Buna karşılık aynı Kanun, işlenmekte olan bir suçu yetkili makamlara bildirmeme hâlini de yaptırıma bağlamıştır. Uygulamada denge şu şekilde kurulur:
- Genel danışma içeriği, akademik birimlerle dahi paylaşılmaz.
- Danışanın kendisi veya bir başkası için ciddi ve yakın tehlike bulunduğuna dair somut belirti varsa, sınırlı ve gerekli ölçüde bildirim gündeme gelir.
- Çocuk veya korunmaya muhtaç kişiyle ilgili istismar şüphesinde bildirim yükümlülüğü ağır basar.
- Bildirimin kime, ne zaman ve hangi içerikle yapıldığı mutlaka kayda geçirilir.
Rıza ve Bilgilendirme Metni
Hizmet başlangıcında danışana verilecek bilgilendirme metni; gizliliğin kapsamını, istisnalarını, kayıtların ne kadar süre saklanacağını ve danışanın kayıtlara erişim hakkını açıkça belirtmelidir. Sınırların baştan yazılı olarak paylaşılması, sonradan doğabilecek şikâyetlerde merkezin en güçlü savunma belgesidir.
Şikâyet Halinde İzlenecek Süreç
- Şikâyet üniversiteye yapıldığında, disiplin soruşturması yürütülüp yürütülmeyeceği değerlendirilir.
- Kişisel veri ihlali iddiası varsa Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na başvuru yolu ayrıca işler.
- Zarar iddiası taşınıyorsa, kamu üniversitesi bakımından tam yargı davası idari yargıda görülür.
- Danışmanın kişisel kusuru iddia ediliyorsa, savunmanın kayıtlar ve onam belgesiyle desteklenmesi gerekir.
Uygulamada En Sık Yapılan Hata
Öğrenci hakkında bilgi talep eden bir akademik birime, iyi niyetle de olsa görüşme içeriğinin özetlenmesi ciddi bir risktir. Bu tür taleplere verilecek cevap, danışanın hizmetten yararlandığı bilgisiyle sınırlı tutulmalı, içerik paylaşımı ancak yazılı rıza ile yapılmalıdır.
Buradaki açıklamalar genel bilgilendirme amacı taşır. Gizlilik ile bildirim yükümlülüğünün çatıştığı durumlarda karar somut olayın ayrıntılarına bağlıdır; tereddüt hâlinde adım atmadan önce hukuki görüş alınması hem danışanı hem merkezi korur.