Üniversite bünyesindeki psikolojik danışma ve rehberlik merkezleri, öğrencilere ve çoğu zaman personele yönelik danışmanlık hizmeti sunan akademik birimlerdir. Bu merkezlerin yönetmelikleri; kuruluş, organ yapısı ve faaliyet alanlarını düzenler. Ancak günlük işleyişte asıl hassasiyet gerektiren konu, merkezin faaliyeti sırasında elde ettiği bilgilerin niteliğidir. Bu rehber, merkezin işleyişini kişisel veri ve gizlilik ekseninde açıklar.
Merkezin Organ Yapısı ve Sorumluluk Dağılımı
Bu tür yönetmelikler tipik olarak müdür, müdür yardımcısı, yönetim kurulu ve danışma kurulu şeklinde bir yapı öngörür. Sorumluluğun dağılımı önemlidir: hizmeti fiilen sunan uzman ile birimin işleyişinden sorumlu yönetici arasındaki ayrım, bir sorun ortaya çıktığında disiplin ve tazminat sorumluluğunun kime yöneleceğini belirler. Görev tanımlarının yazılı olması bu nedenle sadece idari değil hukuki bir gerekliliktir.
Danışan Kayıtları Özel Nitelikli Veridir
Psikolojik danışmanlık sürecinde tutulan görüşme notları, test sonuçları ve yönlendirme kayıtları, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından sağlık verisi niteliği taşıyabilir. Bu kategori, kanunda özel nitelikli kişisel veri olarak daha korumalı bir rejime tabidir. Pratik sonuçları şunlardır:
- İşleme faaliyeti için hukuka uygunluk sebebi kanunda sayılan hallerle sınırlıdır; genel bir onam metni her durumu karşılamaz.
- Kayıtlara erişim, hizmeti veren uzmanla sınırlı tutulmalı; yetkisiz akademik veya idari personel erişimi engellenmelidir.
- Saklama süresi belirlenmeli, süre dolduğunda imha politikası uygulanmalıdır.
- Aktarım — örneğin bir sağlık kuruluşuna yönlendirme — belgelendirilmelidir.
Reşit Olmayan ve Kırılgan Danışanlar
Danışanın on sekiz yaşından küçük olduğu hallerde rıza ve bilgilendirme, veli veya vasi üzerinden yürür. Buna karşılık danışanın kendisine ait mahremiyet beklentisi tümüyle ortadan kalkmaz. Merkezin, hangi bilgilerin veliyle paylaşılacağını süreç başında yazılı olarak açıklaması, sonradan doğacak şikayetleri önleyen en etkili adımdır.
Bildirim Yükümlülüğü ile Sır Saklama Arasındaki Denge
Danışma sırasında bir suçun işlendiği veya kişinin kendisi ya da başkası için ciddi tehlike oluşturduğu yönünde bilgi edinilmesi halinde, gizlilik mutlak değildir. Türk Ceza Kanunu hem sır niteliğindeki bilgilerin açıklanmasını hem de bazı hallerde suçun bildirilmemesini ayrı ayrı düzenler. Bu ikilemde acele karar vermek yerine, kurumun önceden belirlenmiş bir yönlendirme protokolüne sahip olması gerekir.
Merkez İçin Kontrol Listesi
- Aydınlatma metni ve açık rıza formlarının hizmete özgü hazırlanması.
- Fiziki dosyalar için kilitli arşiv, dijital kayıtlar için erişim logu.
- Uzman ve stajyerlerle imzalanan gizlilik taahhütnameleri.
- Veri ihlali halinde izlenecek iç bildirim akışının yazılı olması.
Buradaki değerlendirmeler genel çerçeve sunar; kurumun kendi yönetmelik metni ve iç yönergeleri esas alınarak hukuki destekle uyarlanması yerinde olur.