Trabzon Üniversitesi Psikolojik Danışma ve Rehberlik Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği, danışmanlık hizmeti sunan bir üniversite biriminin işleyişini düzenler. Bu merkezlerde hukuki riskin yoğunlaştığı yer, hizmetin kendisi kadar hizmet sırasında oluşan kayıtların nasıl tutulduğu ve kimlerin bu kayıtlara erişebildiğidir.
Kayıt Tutmanın Amacı ve Sınırı
Danışma sürecinde tutulan notlar iki işlev görür: hizmetin sürekliliğini sağlamak ve yapılan çalışmayı belgelemek. Ancak kaydın kapsamı, amacı aşacak biçimde genişletilmemelidir. 6698 sayılı KVKK'nın veri işleme ilkeleri arasında yer alan amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma kuralı, tam olarak bu noktada uygulanır. Danışanın çalışma konusuyla ilgisi olmayan aile, inanç veya siyasi görüş bilgilerinin kayda geçirilmesi, ayrı bir hukuka aykırılık doğurabilir.
Erişim Yetkisinin Katmanlandırılması
Kayıtlara erişim, kurum içinde herkese açık olamaz. Uygulanabilir bir düzen şu unsurları içerir:
- Fiziki dosyaların kilitli ve erişimi kayıt altına alınan bir ortamda tutulması
- Dijital kayıtlarda kullanıcı bazlı yetkilendirme ve erişim logu
- Danışmanın yalnızca kendi danışanının dosyasına erişebilmesi
- Süpervizyon amacıyla yapılan paylaşımların anonimleştirilmesi
- Personel değişikliğinde erişim yetkilerinin gecikmeden kapatılması
Üçüncü Kişi ve Kurum Talepleri
Merkezden kayıt talep edildiğinde, talebin kaynağına göre değerlendirme değişir. Danışanın kendi verisine erişim talebi KVKK kapsamındaki ilgili kişi başvurusu olarak ele alınır ve kanunda öngörülen süre içinde cevaplanması gerekir. İdari bir soruşturma kapsamındaki talepte, istenen bilginin soruşturma konusuyla bağlantısı aranır. Adli mercilerden gelen taleplerde ise usulüne uygun bir yazı veya karar bulunmalıdır. Her üç durumda da yalnızca talebin kapsamıyla sınırlı bilginin paylaşılması, ölçülülük ilkesinin gereğidir.
İhlal Halinde İşleyen Süreç
Bir veri ihlali yaşandığında, veri sorumlusunun ihlali ilgili kuruma ve etkilenen kişilere bildirme yükümlülüğü doğar. Bu yükümlülüğün geciktirilmesi, ihlalin kendisinden bağımsız bir idari yaptırım sebebi olabilir. İlgili kişi bakımından ise sıralı başvuru düzeni geçerlidir: önce veri sorumlusuna yazılı başvuru, sonuç alınamaz veya süresinde cevap verilmezse ilgili kuruma şikâyet. Bu sıranın atlanması, şikâyetin usulden reddine yol açabilir.
Anlatılanlar genel çerçeve niteliğindedir; kayıt paylaşımı veya ihlal bildirimi gibi konularda somut olayın koşullarına göre ayrıca hukuki görüş alınması yerinde olur.