Kalite güvencesi sistemi, yükseköğretim kurumlarının eğitim, araştırma ve yönetim süreçlerini düzenli aralıklarla dış değerlendirmeye açar. Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği kapsamındaki süreç, kurumlar için yalnızca akademik bir değerlendirme değil, sonuçları idari işlem doğuran bir denetim mekanizmasıdır.
Sistemin İki Ayaklı Yapısı
Süreç, kurumun kendi iç kalite güvence sistemini kurması ile bu sistemin dışarıdan değerlendirilmesi olmak üzere iki ayak üzerinde yürür. İç değerlendirme raporunun içeriği, dış değerlendirmenin de zeminini oluşturur; raporda yer verilmeyen bir uygulamanın değerlendirmede dikkate alınması beklenemez. Bu nedenle rapor yazımı, tanıtım metni değil kanıta dayalı bir belgelendirme çalışması olarak ele alınmalıdır.
Kanıt Kültürünün Kurulması
- Her iyileştirme iddiasının tarih ve karar numarasına bağlanabilir olması
- Öğrenci ve paydaş geri bildirimlerinin toplanma yönteminin belgelenmesi
- Alınan kararların uygulanıp uygulanmadığını gösteren izleme kayıtları
- Önceki değerlendirmede belirtilen gelişmeye açık yönlere dair yapılan işlemlerin dosyalanması
Akreditasyon Kuruluşlarıyla İlişki
Program akreditasyonu yürüten kuruluşların tescil ve yetkilendirme süreçleri, kurumsal dış değerlendirmeden ayrı işler ancak birbirini besler. Kurumların dikkat etmesi gereken nokta, akreditasyon belgelerinin geçerlilik sürelerinin takibi ve süre dolmadan yenileme başvurusunun yapılmasıdır. Sürenin dolmasıyla belgenin kendiliğinden geçersiz hâle gelmesi, tanıtım materyallerinde de düzeltme gerektirir.
Değerlendirme Sonucuna Yaklaşım
Dış değerlendirme sonucunda ortaya çıkan raporlar, kurumun idari süreçlerini etkileyen bağlayıcı sonuçlar doğurabilir. Rapordaki maddi hataların düzeltilmesi için öngörülen usul içinde başvuru yapılması, sonradan yürütülecek her türlü tartışmadan daha etkilidir. Rapor kesinleştikten sonra ileri sürülen düzeltme talepleri genellikle bir sonraki döneme bırakılır.
Kurumsal Hazırlık Sıralaması
- Kalite komisyonunun oluşumu ve yetkilerinin yazılı olarak tanımlanması.
- Değerlendirme takviminin akademik takvimle çakışmayacak şekilde planlanması.
- Kanıt dosyalarının merkezi ve erişilebilir bir arşivde tutulması.
- Saha ziyareti öncesinde birimler arası bilgi tutarlılığının kontrol edilmesi.
- Rapor taslağına ilişkin görüş bildirme hakkının süresinde kullanılması.
Buradaki bilgiler genel çerçeveyi tanıtmak amacıyla verilmiştir; kalite süreçlerine ilişkin idari işlemler kurumdan kuruma değişebildiğinden, hak kaybı doğurabilecek durumlarda hukuki görüş alınması yerinde olur.