Üniversite bünyesindeki psikolojik danışma ve rehberlik merkezleri, öğrencilere ve kimi zaman personele danışmanlık hizmeti sunar. Necmettin Erbakan Üniversitesi Psikolojik Danışma ve Rehberlik Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği bu hizmetin kurumsal çerçevesini belirler. Alanın ayırt edici hukuki sorunu, gizliliğin nasıl korunacağıdır.
Kuruluş ve Yetki Zinciri
Merkez, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu kapsamında kurulur; yönetmelik amaç, faaliyet alanları ve organları düzenler. Hangi hizmetin verilebileceği ve hangi personelin bu hizmeti sunabileceği yönetmelikle sınırlıdır. Yönetmelikte öngörülmeyen bir hizmetin sunulması, hem yetki hem de sorumluluk sorunu yaratır.
Danışan Kayıtlarının Hukuki Statüsü
Danışma sürecinde tutulan notlar ve değerlendirmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından çoğunlukla özel nitelikli veri kapsamına girer. Bu kayıtlara erişimin kişi bazında sınırlandırılması, fiziksel dosyaların kilitli ortamda tutulması ve elektronik kayıtlarda erişim loglarının bulunması beklenir.
Gizliliğin Sınırı: Ne Zaman Açıklama Yapılabilir
Gizlilik mutlak değildir. Kişinin kendisi veya başkaları bakımından ciddi ve yakın bir tehlike bulunması ya da kanunda öngörülen bildirim yükümlülüklerinin doğması hâlinde açıklama gerekebilir. Burada belirleyici olan, açıklamanın kapsamının zorunlu olanla sınırlı tutulması ve gerekçesinin kayda geçirilmesidir. Aksi hâlde Türk Ceza Kanunu'nda düzenlenen özel hayata ve kişisel verilere ilişkin suçlar bakımından tartışma doğar.
Üçüncü Kişilerden Gelen Bilgi Talepleri
- Aile üyelerinin talepleri kural olarak danışanın rızası olmadan karşılanmaz.
- Akademik birimlerden gelen talepler yazılı ve gerekçeli olmalıdır.
- Resmî makam yazılarında dayanak ve kapsam kontrol edilmelidir.
- Her talep ve verilen cevap tarihiyle birlikte kayda alınmalıdır.
Kurumsal Risk Azaltma
Merkez düzeyinde yazılı bir gizlilik politikası, çalışanlar için sır saklama taahhüdü ve danışanı hizmetin sınırları hakkında bilgilendiren bir onam metni bulunması, hem hizmet kalitesini hem de hukuki dayanağı güçlendirir. Bu belgelerin ilk görüşme öncesinde imzalanması, sonradan doğacak beklenti uyuşmazlıklarını büyük ölçüde önler.
Buradaki açıklamalar genel niteliktedir. Gizliliğin kaldırılmasını gerektirebilecek somut bir durumda, adım atmadan önce hukuki görüş alınması ve kararın gerekçesinin yazılı hale getirilmesi önerilir.