Arşiv Uzmanlığı Yönetmeliği, arşiv uzman yardımcılığına giriş, yetiştirilme, tez ve yeterlik aşamaları ile uzmanlığa atanma esaslarını belirler. Bu meslek grubunu diğer kariyer uzmanlıklarından ayıran özellik, uzmanın günlük işinin doğrudan devlet arşiv hizmetleri mevzuatına ve belgenin hukuki değerine temas etmesidir. Dolayısıyla yönetmelik hem bir personel rejimi hem de bir sorumluluk çerçevesidir.
Arşiv Uzmanının Görevinin Hukuki Ağırlığı
Ayıklama, imha, devir ve erişime açma kararları geri alınamaz sonuçlar doğurabilir. Bu nedenle:
- İmha işlemleri kural olarak komisyon kararıyla ve tutanakla yürütülür; tek imzayla imha usule aykırılık oluşturur.
- Devam eden bir yargılama veya denetimle ilgili belgeler, saklama süresi dolmuş olsa dahi ayıklama dışında tutulmalıdır.
- Kişisel veri içeren belgelerin erişime açılmasında 6698 sayılı Kanun'daki ilkeler ile arşiv mevzuatı birlikte değerlendirilir.
Usule aykırı imha, disiplin sorumluluğunun ötesinde, duruma göre cezai sorumluluk da gündeme getirebilir.
Yetiştirme Döneminde Kurumun Yükümlülükleri
Uzman yardımcılığı dönemi yalnızca adayın sınav vermesinden ibaret değildir; kurumun da eğitim verme, danışman görevlendirme ve mesleki gelişim imkânı sağlama yükümlülüğü vardır. Yeterlik aşamasında verilen olumsuz karara itiraz edilirken, bu yükümlülüklerin yerine getirilip getirilmediği çoğu zaman gözden kaçan bir savunma başlığıdır.
Uyuşmazlık Çıktığında İzlenecek Sıra
- İtiraza konu işlemin türünü belirleyin: tez reddi mi, yeterlik sınavı sonucu mu, atama işlemi mi?
- Tebliğ tarihini ve tebliğ biçimini belgeleyin; süre bu tarihten işler.
- Değerlendirme tutanağı, komisyon kararı ve puan dökümünü yazılı olarak talep edin.
- Yönetmelikte öngörülmüş bir kurum içi itiraz mekanizması varsa önce onu kullanın, ancak dava süresini ayrıca takip edin.
Dijital Arşiv ve Elektronik Belgede Delil Değeri
Elektronik ortama aktarılan belgelerde asıl tartışma bütünlüğün korunup korunmadığıdır. Hukuk Muhakemeleri Kanunu, güvenli elektronik imzayla oluşturulmuş verilerin delil değerini ayrıca düzenler. Tarama yoluyla üretilen kopyaların, üretim tarihini ve değiştirilmediğini gösteren kayıtlarla desteklenmemesi, sonradan açılan bir davada belgenin ispat gücünü zayıflatır. Bu nedenle dijitalleştirme sürecinin kendisi de tutanaklı yürütülmelidir.
Yukarıdaki açıklamalar yol gösterici niteliktedir; hem personel işlemleri hem de arşiv işlemleri bakımından somut olayın kendi belgeleriyle değerlendirilmesi ve gerektiğinde uzman bir hukukçudan görüş alınması yerinde olacaktır.