Üniversitelerin psikolojik danışma ve rehberlik uygulama ve araştırma merkezleri, öğrencilere danışmanlık hizmeti verirken aynı anda üç farklı hukuki alanın kesişiminde çalışır: yükseköğretim mevzuatı, kişisel verilerin korunması hukuku ve mesleki gizlilik yükümlülüğü. Bartın Üniversitesi bünyesindeki merkezin yönetmeliği de bu çerçevede okunmalıdır.
Merkezin Kuruluş Dayanağı ve Organları
Bu tür merkezler, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun uygulama ve araştırma merkezlerine ilişkin hükümlerine dayanılarak kurulur. Yönetmelik tipik olarak müdür, yönetim kurulu ve danışma kurulu şeklinde bir organ yapısı ile bu organların görev ve yetki sınırlarını düzenler. Bir işlemin geçerliliği tartışıldığında ilk bakılacak nokta, işlemin yetkili organca ve öngörülen usulle alınıp alınmadığıdır.
Danışan Kayıtları ve KVKK Boyutu
Danışmanlık sürecinde tutulan kayıtlar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından sağlık ve ruh sağlığına ilişkin nitelikli kişisel veri kapsamına girebilir. Bu durum merkez için ağırlaştırılmış yükümlülükler doğurur:
- Verinin hangi hukuki sebebe dayanılarak işlendiğinin belirlenmesi
- Danışana aydınlatma yapılması ve bunun belgelenmesi
- Kayıtlara erişecek personelin sınırlandırılması ve erişim kaydının tutulması
- Saklama süresi dolduğunda verinin imhası için bir politika bulunması
Gizliliğin Sınırı Nerede Biter?
Mesleki gizlilik mutlak değildir. Danışanın kendisi veya üçüncü kişiler bakımından ciddi bir tehlike bulunması ya da mevzuattan doğan bildirim yükümlülüklerinin devreye girmesi hâlinde, paylaşımın kapsamı ve muhatabı dikkatle belirlenmelidir. Gereğinden geniş bir paylaşım, gizliliğin ihlali sonucunu doğurabilir.
Uyuşmazlık Çıktığında İzlenecek Yol
- Kayıtlara erişim veya silme talebi önce veri sorumlusu sıfatıyla üniversiteye yöneltilir.
- Talebe verilen cevap yetersizse ilgili veri koruma merciine şikâyet yolu değerlendirilir.
- Merkez işleminin idari nitelikte olduğu hâllerde idari yargıda iptal davası gündeme gelir.
- Her aşamada başvuru tarihleri ve cevap yazıları ayrı bir dosyada toplanır.
Sık Karşılaşılan İki Hata
Birincisi, öğrencinin kendi kaydına ilişkin talebini merkez yerine ilgisiz bir birime yöneltmesi; ikincisi, veri sorumlusuna başvurmadan doğrudan şikâyet yoluna gidilmesidir. Her iki hata da esasa girilmeden usulden sonuç doğurur.
Yukarıdaki değerlendirme yalnızca genel bilgi vermek içindir. Danışmanlık kayıtları, üniversite iç düzenlemeleri ve olayın özellikleri sonucu belirgin biçimde etkilediğinden, somut bir sorunda profesyonel hukuki destek almak gerekir.