Esnaf ve sanatkârlar odaları, birlikleri ve federasyonları, 5362 sayılı Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Kanunu çerçevesinde kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşu olarak faaliyet gösterir. Yönetim kurulunun genel kurula sunacağı faaliyet raporunun içeriğini ve biçimini belirleyen tebliğ, görünüşte teknik bir düzenleme olsa da uygulamada doğrudan ibra ve sorumluluk tartışmalarının merkezinde yer alır.
Faaliyet Raporu Neden Bir Savunma Belgesidir?
Genel kurulda yönetim kurulunun ibra edilip edilmemesi, üyelerin önüne konan bilginin niteliğine bağlıdır. Rapor eksik ya da yanıltıcı ise, ibra kararının kendisi sakatlanabilir. Uygulamada rapordan beklenen asgari içerik şu başlıklarda toplanır:
- Dönem içinde alınan yönetim kurulu kararlarının özeti ve uygulanma durumu.
- Gelir-gider tablosu ile bütçe gerçekleşmelerinin karşılaştırması.
- Yapılan mal ve hizmet alımları, bunların hangi usulle gerçekleştirildiği.
- Personel hareketleri ve buna bağlı yükümlülükler.
- Devam eden dava ve icra takiplerinin durumu.
Denetim Kurulu Raporuyla Çelişki Ortaya Çıkarsa
Faaliyet raporu ile denetim kurulu raporu arasındaki çelişki, genel kurulda en sık gündeme gelen itiraz sebebidir. Bu durumda üyelerin yapması gereken, itirazı sözlü beyanla bırakmayıp tutanağa geçirtmektir. Tutanağa geçmemiş bir muhalefet, sonradan açılacak davada ispat bakımından ciddi biçimde zayıflar. Muhalefet şerhinin hangi kaleme, hangi gerekçeyle yöneldiği tek tek yazılmalıdır; genel nitelikte "itiraz ediyorum" ifadesi çoğu kez yeterli görülmez.
İbranın Kapsamı ve Kapsamadığı Haller
İbra, kural olarak genel kurulun bilgisine sunulmuş ve raporda görünen işlemler bakımından sonuç doğurur. Genel kuruldan gizlenmiş, rapora yansıtılmamış ya da yanıltıcı biçimde sunulmuş bir işlem, ibra kararının kapsamında sayılmaz. Ayrıca ibra, kuruluşa karşı sorumluluğu etkilerken; suç oluşturan fiiller bakımından ceza sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarında görev yapanların, görevleri sebebiyle işledikleri fiiller bakımından özel bir sorumluluk rejimine tabi olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.
Genel Kurul Kararının İptali İçin Zaman Yönetimi
Genel kurul kararlarının iptali istemiyle açılacak davalarda, sürenin genel kurul tarihinden mi yoksa kararın öğrenildiği tarihten mi başlayacağı, üyenin toplantıya katılıp katılmadığına ve muhalefetini kayda geçirip geçirmediğine göre değişir. Bu nedenle takvim şu sırayla kurulmalıdır:
- Toplantı çağrısının usulüne uygun yapılıp yapılmadığının belgelenmesi.
- Hazirun cetveli ve toplantı tutanağının onaylı örneğinin temini.
- Muhalefet şerhinin tutanaktaki yerinin tespiti.
- Dava süresinin, katılım durumuna göre ayrı ayrı hesaplanması.
Yönetim Kurulu Üyeleri İçin Önleyici Uygulama
Sorumluluk riskini azaltmanın en etkili yolu, rapora yansıtılan her rakamın arkasındaki belgenin dosyalanmış olmasıdır. Karar defterindeki her kararın altında imzası bulunan üye, aksi kanıtlanmadıkça o karara katılmış sayılır; karara katılmayan üyenin muhalefetini karar metnine yazdırması gerekir.
Burada anlatılanlar genel çerçeveden ibarettir. Oda veya birlik genel kuruluna ilişkin somut bir uyuşmazlıkta, kuruluşun kendi ana sözleşmesi ve toplantı belgeleri incelenmeden değerlendirme yapılmamalı; süre kaybı yaşanmaması için erken aşamada hukuki görüş alınmalıdır.