Kariyer planlama merkezleri, öğrenci ile işveren arasında köprü kuran birimlerdir. Sakarya Uygulamalı Bilimler Üniversitesi Kariyer Planlama ve İnsan Kaynakları Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği bu birimin amaç ve organlarını belirler. Hukuki açıdan üzerinde durulması gereken konu ise merkezin elinde biriken öğrenci bilgilerinin, işverenlerle hangi koşulda paylaşılabileceğidir.
Özgeçmiş Havuzu Bir Veri İşleme Faaliyetidir
Öğrencilerden toplanan özgeçmiş, not durumu, iletişim bilgisi ve yetkinlik testi sonuçları, 6698 sayılı Kanun anlamında kişisel veridir. Bu verilerin bir havuzda toplanıp işverenlere açılması, ayrı bir işleme faaliyeti sayılır. Dolayısıyla toplama amacı ile paylaşım amacının örtüşmesi gerekir; "kariyer danışmanlığı için" alınan veri, otomatik olarak "işverene aktarım" yetkisi vermez.
Paylaşımdan Önce Yapılması Gerekenler
- Öğrenciye, verisinin hangi işverenlere ve hangi amaçla iletileceği açıkça bildirilmelidir.
- Aktarım için ayrı ve geri alınabilir bir onay alınmalıdır.
- İşverenle imzalanan protokolde, verinin yalnızca ilan edilen pozisyon için kullanılacağı yazılmalıdır.
- Onayını geri çeken öğrencinin kaydı havuzdan çıkarılmalıdır.
Staj ve Kariyer Günü Etkinliklerinde Dikkat
Etkinlik alanında toplanan başvuru formlarının masa üzerinde açıkta kalması, uygulamada sıkça görülen bir güvenlik zafiyetidir. Aynı şekilde işverene toplu bir liste halinde öğrenci bilgisi verilmesi, kişi bazında onay alınmadıysa sorun doğurur. Toplu aktarım, bireysel onamın yerini tutmaz. Etkinlik sonunda kâğıt formların akıbeti de kayda bağlanmalıdır.
Merkez İçin Uygulanabilir Kontrol Listesi
- Hangi verinin hangi amaçla tutulduğunu gösteren bir envanter oluşturun.
- Saklama sürelerini belirleyin; mezuniyetten sonra kaydın ne olacağını yazın.
- Sisteme erişimi görev bazında yetkilendirin ve erişim kaydı tutun.
- İşverenle yapılan her protokolü tarih ve konu bilgisiyle arşivleyin.
- Öğrenci başvurularını yanıtlamak için bir iç prosedür tanımlayın.
İşveren Beyanlarının Doğruluğu
Merkez üzerinden duyurulan ilanların gerçek bir istihdam ilişkisine dayanması beklenir. Ücretsiz çalıştırmayı staj adı altında sunan ya da ürün satışı üzerine kurulu ilanların süzülmesi, hem öğrencinin korunması hem de kurumun itibarı bakımından önemlidir. İlan yayımlanmadan önce işverenin faaliyet kaydı ve pozisyon tanımı sorgulanmalıdır.
Bu içerik genel bilgi vermek üzere hazırlanmıştır. Veri paylaşımına ilişkin somut bir uygulamaya geçmeden önce, süreçlerinizin mevzuata uygunluğunu hukuken teyit ettirmeniz uygun olur.