Psikoterapi alanında faaliyet gösteren bir üniversite merkezi, hem akademik hem de doğrudan kişiye temas eden bir hizmet alanında çalışır. İbn Haldun Üniversitesi Psikoterapi Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği, merkezin amacını, faaliyet alanını ve organlarını belirleyerek bu hassas alanın kurumsal çerçevesini oluşturur.
Hizmetin Niteliği ve Yetki Sınırı
Merkez yönetmeliği, merkezin hangi faaliyetleri yürütebileceğini sayar. Eğitim ve süpervizyon faaliyetleri ile doğrudan danışana yönelik uygulamalar farklı gereklilikler doğurur. Uygulamayı yürütecek kişilerin yetkinliği, görevlendirme kararı ve süpervizyon zinciri belgelenmelidir; aksi hâlde sorumluluk tartışmasında kurumun konumu zayıflar.
Sır Saklama ve Kayıt Güvenliği
Psikoterapi sürecinde edinilen bilgi, niteliği gereği en korunmaya değer bilgiler arasındadır. Kurumsal düzeyde alınması gereken tedbirler:
- Danışan kayıtlarına yalnızca görevi gereği ihtiyaç duyan kişilerin erişebilmesi
- Fiziksel dosyaların kilitli ve erişimi kayıtlı ortamda tutulması
- Dijital kayıtlarda erişim loglarının tutulması
- Saklama süresi dolan kayıtların usulüne uygun imhası
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından sağlık ve benzeri özel nitelikli veriler için daha sıkı işleme şartları ve ek güvenlik tedbirleri gündeme gelir.
Aydınlatılmış Onam ve Sürecin Sınırları
- Danışan, sürecin kapsamı, süresi ve kayıt tutulup tutulmadığı konusunda önceden bilgilendirilmelidir.
- Onam yazılı, tarihli ve süreçten çekilme hakkını içerecek biçimde alınmalıdır.
- Ses/görüntü kaydı veya süpervizyon amaçlı paylaşım söz konusuysa bu ayrıca ve açıkça belirtilmelidir.
- Araştırma amaçlı kullanımda kimliksizleştirme yapılmalı ve etik kurul süreci ayrıca işletilmelidir.
Şikâyet ve Uyuşmazlık Yönetimi
Danışan tarafından yöneltilen bir şikâyet geldiğinde, önce şikâyetin konusu (hizmetin niteliği, gizlilik ihlali, ücretlendirme, görevlendirme) ayrıştırılmalıdır. Gizlilik ihlali iddiası veri koruma mevzuatı kapsamında ayrı bir başvuru yolunu; hizmetin yürütülmesine ilişkin iddia ise kurum içi idari süreci gündeme getirir. İki yol birbirinin alternatifi değildir ve süreleri ayrı işler.
Kurumsal Kontrol Listesi
- Görevlendirme ve süpervizyon kararlarının yazılı olması
- Onam formlarının güncel mevzuata göre gözden geçirilmesi
- Erişim yetkilerinin dönemsel olarak denetlenmesi
- Şikâyet kayıt defterinin tutulması ve yanıt sürelerinin izlenmesi
Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır. Danışan ilişkisinden veya kayıtların işlenmesinden doğan somut bir uyuşmazlıkta, yürürlükteki yönetmelik ile onam ve kayıt belgeleri birlikte incelenmeli; konusunda deneyimli bir hukukçuyla değerlendirme yapılmalıdır.