Kent hafızası merkezleri; belge, fotoğraf, ses ve görüntü kaydı toplayan, bunları düzenleyip erişime açan birimlerdir. Yönetmelik merkezin kuruluşunu düzenler; ancak faaliyetin asıl hukuki ağırlığı toplanan materyalin mülkiyeti, telif durumu ve kişilerin görüntü ve ses kayıtları üzerindeki hakları noktasında yoğunlaşır.
Bağış ve Devir Alınan Materyalin Hukuki Durumu
Vatandaşlardan veya kurumlardan alınan albümler, defterler ve belgeler için mülkiyetin mi yoksa yalnızca kullanım hakkının mı devredildiği yazılı olarak belirlenmelidir. Devir belgesinde; materyalin dijitalleştirilebileceği, sergilenebileceği ve yayında kullanılabileceği açıkça yer almıyorsa, sonradan bağışçının veya mirasçılarının itirazıyla karşılaşılması mümkündür. Belgeye materyalin iade koşulu ve saklama yeri de eklenmelidir.
Sözlü Tarih Görüşmelerinde Rıza
- Görüşmecinin ses ve görüntüsü kişisel veridir; kayıt öncesinde aydınlatma yapılması ve kullanım kapsamının anlatılması gerekir.
- Anlatıda üçüncü kişilere ilişkin bilgiler yer aldığında, yayın öncesinde kişilik haklarını zedeleyecek ifadelerin gözden geçirilmesi yerinde olur.
- Görüşmecinin sonradan kaydın yayından kaldırılmasını istemesi ihtimaline karşı, izlenecek usul baştan belirlenmelidir.
Telif Hakları ve Dijital Erişim
Fotoğraf, harita, plan ve mimari çizimler eser niteliği taşıyabilir ve koruma süresi dolmadıkça hak sahibinin izni olmadan çoğaltılıp yayımlanamaz. Merkez, dijital arşivini internete açarken her materyal için hak durumunu ayrı ayrı işaretleyen bir künye sistemi kurmalıdır. İnternet ortamında yapılan yayın bakımından, hak sahibinden gelecek kaldırma taleplerinin nasıl karşılanacağı 5651 sayılı Kanun çerçevesindeki içerik sorumluluğu ile birlikte düşünülmelidir.
Kültür Varlığı Niteliğindeki Materyal
Toplanan materyalin kültür varlığı niteliği taşıması hâlinde, bunun bulundurulması, nakli ve devri özel bir izin rejimine tabi olabilir. Bu tür bir materyalin merkeze intikal ettiği anlaşıldığında, kendi başına işlem yapılmadan ilgili kurumla temasa geçilmesi hem kurumu hem de görevlileri korur.
Arşiv Kurarken İzlenecek Sıra
- Standart bir bağış ve kullanım izni formu hazırlayıp her materyal için doldurun.
- Dijitalleştirme öncesinde hak durumu belirsiz materyalleri ayrı bir rafta bekletin.
- Çevrim içi arşivde her kayda kaynak, hak sahibi ve kullanım koşulu bilgisi ekleyin.
- Kaldırma ve düzeltme taleplerini karşılayacak bir iletişim kanalı ve kayıt defteri oluşturun.
Bu yazı arşiv ve sözlü tarih çalışmalarının hukuki boyutuna dikkat çekmek için hazırlanmıştır; belirli bir koleksiyon veya yayın planı için hak durumunun tek tek incelenmesi ve gerektiğinde uzman görüşü alınması gerekir.