Kooperatiflerde elektronik ortamda genel kurul yapılabilmesi, ortakların fiziken bir araya gelmeden iradelerini ortaya koymasına imkân tanır. Buna ilişkin yönetmelik, sistemin taşıması gereken nitelikleri, katılım usulünü ve elektronik ortamda kullanılan oyların fiziki toplantıyla ilişkisini düzenler. Bu alanda en çok tartışılan konu ise teknik değil hukukidir: sisteme erişemeyen ortağın durumu ve bunun karar geçerliliğine etkisi.
Elektronik Genel Kurulun Ön Koşulları
- Ana sözleşmede elektronik ortamda genel kurul yapılabileceğine dair hüküm bulunması.
- Kullanılacak sistemin kimlik doğrulama ve oy gizliliğini sağlayabilecek nitelikte olması.
- Çağrının, elektronik katılım imkânı ve teknik gereklilikler bilgisini de içermesi.
- Toplantının ve oylamanın kayıt altına alınabilmesi.
- Bakanlık temsilcisi bulundurulması gereken hallerde temsilcinin elektronik ortamı da izleyebilmesi.
Katılım Engeli Gerçekleşirse
Sistem kaynaklı bir kesinti ya da hatalı kimlik doğrulama nedeniyle ortağın toplantıya katılamaması, ciddi bir usul sakatlığı iddiasına dayanak oluşturur. Burada belirleyici olan, engelin ortağın kendi ekipmanından mı yoksa kooperatifin kullandığı sistemden mi kaynaklandığıdır. Bu ayrımın sonradan yapılabilmesi için erişim denemelerine ilişkin sistem kayıtlarının saklanması zorunludur. Ortak açısından ise engelin yaşandığı anda yazılı bildirimde bulunmak, iddiayı somutlaştıran temel adımdır.
Ortaklar İçin Adım Adım Hazırlık
- Çağrıda belirtilen sistem erişim bilgilerini toplantıdan önce test edin; sorun yaşarsanız kooperatife yazılı bildirin.
- Vekâletle temsil edilecekseniz, elektronik ortamda vekâletin nasıl tanımlanacağını önceden sorun.
- Toplantı sırasında söz talebinizi ve muhalefetinizi sistem üzerinden yazılı olarak iletin; sözlü beyanlar kayıt dışı kalabilir.
- Erişim sorununda ekran görüntüsü, hata mesajı ve saat bilgisiyle kayıt tutun.
- Toplantı sonrası tutanağın ve oy dökümünün örneğini talep edin.
Kişisel Veri ve Kayıt Güvenliği
Elektronik toplantılarda kimlik doğrulama verileri, görüntü ve ses kayıtları işlenir. Bu işlemenin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'ndaki ilkelere uygun yürütülmesi, saklama süresinin belirlenmesi ve kayıtların yetkisiz erişime karşı korunması gerekir. Hizmet bir dış sağlayıcıdan alınıyorsa, veri işleme ilişkisinin yazılı olarak düzenlenmesi kooperatif yönetiminin sorumluluğundadır.
Yönetim Bakımından Riskin Azaltılması
Toplantı öncesinde ortaklara teknik yönergenin gönderilmesi, deneme oturumu yapılması ve destek hattı tanımlanması, sonradan çıkacak katılım itirazlarını büyük ölçüde önler. Sistem kayıtları, tutanaklarla birlikte ve aynı süre boyunca arşivlenmelidir; kararın geçerliliği tartışıldığında ispat yükü bu kayıtlarla karşılanır.
Buradaki bilgiler genel niteliktedir. Ana sözleşme hükümleri ve kullanılan sistemin özellikleri sonucu etkileyebileceğinden, elektronik genel kurulda yaşanan bir katılım sorununda vakit geçirmeden hukuki değerlendirme yapılması önerilir.