Ön malî kontrol, kamu idarelerinde harcama yapılmadan önce işlemin mevzuata ve bütçeye uygunluğunun incelendiği aşamadır. Uygulamada kritik soru şudur: mali hizmetler birimi uygun görüş vermediği halde işlem yapılırsa sorumluluk kime aittir? Bu rehber, sorumluluğun dağılımına ve süreçteki kayıt disiplinine odaklanır.
Ön Malî Kontrolün İşlevi
Ön malî kontrol, harcama sürecinin denetlenmesi değil; henüz gerçekleşmemiş bir işlemin önceden incelenmesidir. Bu yönüyle sonradan yapılan iç ve dış denetimden ayrılır. Kontrolün konusu genellikle taahhüt evrakı, sözleşme tasarısı, ödenek aktarma ve kadro dağılım işlemleri gibi mali sonuç doğuran belgelerdir.
Uygun Görüş Verilmemesi Halinde Ne Olur?
- Uygun görüş verilmemesi, kural olarak işlemi kendiliğinden geçersiz kılmaz; harcama yetkilisi gerekçesini yazılı olarak ortaya koyarak işlemi gerçekleştirebilir.
- Ancak bu durumda sorumluluk, işlemi gerçekleştiren yetkiliye kayar.
- Uygun görüş yazısının ve gerekçenin dosyada saklanması zorunludur; sonraki denetimde ilk aranan belge budur.
- Sözlü mutabakatla ilerlenen işlemlerde sorumluluğun kimde olduğu tartışmalı hale gelir.
Kamu Zararı Doğarsa
Mevzuata aykırı işlem sonucunda kamu kaynağında eksilme meydana gelirse, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde kamu zararının sorumlulardan tahsili gündeme gelir. Burada zincirin her halkası ayrı değerlendirilir: gerçekleştirme görevlisi, harcama yetkilisi ve muhasebe yetkilisinin görev alanı farklıdır. Herkesin sorumluluğu, kendi görev tanımındaki iş ve işlemle sınırlıdır.
Kişiye Tebliğ Edilen Zarar Yazısında İzlenecek Yol
- Yazının dayandığı denetim raporu ve ekleri örnek olarak istenir.
- Hesaplamanın kalem kalem dökümü talep edilir; toplam rakama itiraz edilmez, kalemlere itiraz edilir.
- Kişinin o işlemdeki görevi ve imza yetkisi belgelerle ortaya konur.
- Yazılı itiraz süresinde yapılır ve kayıt altına alınır.
- İdari yargı yolu için tebliğ tarihinden itibaren işleyen süre takip edilir.
Sık Rastlanan Belge Eksikliği
Dosyalarda en çok eksik çıkan belgeler; piyasa fiyat araştırması tutanağı, yaklaşık maliyet hesap cetveli, muayene ve kabul tutanağı ile ödenek kontrolüne ilişkin kayıttır. Bu belgelerin işlem anında düzenlenmemesi, sonradan tamamlanmaya çalışıldığında tarih tutarsızlığı yaratır ve savunmayı zayıflatır.
Burada aktarılanlar genel bir çerçevedir; kurumun kendi iç kontrol yönergesi ve işlemin niteliği sonucu değiştirebilir. Kamu zararı iddiasıyla karşılaşan görevlilerin savunma vermeden önce dosyayı belgeleriyle birlikte değerlendirmesi gerekir.