Muhasebeye ilişkin olmayan ticari defterlerin (pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi) elektronik ortamda tutulabilmesi, şirketler açısından pratik bir kolaylıktır. Ancak asıl mesele, bu defterlerin bir uyuşmazlıkta hangi ölçüde delil sayılacağıdır. Bu rehber, elektronik defterlerin ispat gücünü ve bunu zayıflatan hataları ele alır.
Defterin Delil Olarak Kabul Edilme Koşulu
Ticari defterlerin lehe delil oluşturabilmesi, usulüne uygun tutulmuş olmalarına bağlıdır. Elektronik ortamda tutulan defterlerde bu koşul, kayıtların değiştirilemezliğini ve zaman bakımından doğruluğunu sağlayan teknik güvencelerle karşılanır. Elektronik imza ve zaman damgası olmadan sadece bir dosyada tutulan kayıtlar, karşı tarafın itirazı hâlinde ispat gücünü büyük ölçüde yitirir.
Kayıtların Bütünlüğünü Bozan Uygulamalar
- Kararların önce kâğıtta imzalanıp sonra toplu hâlde sisteme girilmesi ve tarih uyumsuzluğu doğması.
- Aynı defterin bir dönem kâğıt, bir dönem elektronik tutulup geçişin belgelenmemesi.
- Yetkisiz kullanıcıların sisteme erişebilmesi ve kim tarafından hangi kaydın yapıldığının izlenememesi.
- Yedekleme yapılmaması nedeniyle geçmiş dönem kayıtlarının kurtarılamaması.
Pay Defteri ve Karar Defterinin Özel Önemi
Ortaklık uyuşmazlıklarında pay defteri, pay sahipliğinin ve devirlerin izlenmesi bakımından merkezî bir belgedir. Genel kurul çağrısı, toplantı nisabı ve oy kullanımıyla ilgili itirazlarda ise karar ve müzakere defterleri belirleyici olur. Elektronik ortama geçiş sırasında bu defterlerin devredilen sayfa numaralarının ve son kaydın tarihinin açıkça belgelenmemesi, sonradan "defterde boşluk var" itirazına zemin hazırlar.
Yargılamada Defter İbrazı
Hukuk Muhakemeleri Kanunu çerçevesinde ticari defterlerin incelenmesi ve bilirkişi marifetiyle değerlendirilmesi mümkündür. Elektronik defterlerde ibraz, salt bir çıktı sunmakla tamamlanmaz; kaydın bütünlüğünü doğrulayan teknik verilerin de mahkemeye sunulabilmesi gerekir. Bu nedenle şirketlerin, doğrulama dosyalarını ve imza değerlerini kayıt altında tutması, ihtiyaç anında ibraz edilebilir hâlde saklaması gerekir.
Şirket İçinde Kurulacak Düzen
- Elektronik ortamda tutulan defterleri ve sorumlu kullanıcıları yazılı bir iç talimatla belirleyin.
- Kâğıttan elektronik ortama geçişi ayrı bir tutanakla ve son kayıt bilgisiyle belgeleyin.
- Erişim yetkisi değişikliklerinde kayıt tutun; ayrılan personelin yetkisini derhâl kapatın.
- Yedekleri ayrı bir ortamda saklayın ve okunabilirliğini düzenli aralıklarla test edin.
Yukarıdaki bilgiler genel çerçeve sunmaktadır. Şirketinizin defter düzeni ve devam eden bir uyuşmazlıkta ibraz stratejisi, dosyanın özelliklerine göre değişeceğinden hukuki ve teknik destek birlikte alınmalıdır.