5745 sayılı düzenleme, Türkiye Noterler Birliği Denetleme Kurulunun çalışma usul ve esaslarına ilişkindir. Noterlik, kamu hizmeti niteliğinde bir faaliyet olduğundan hem meslek örgütü hem de adli merciler tarafından denetlenir. Bu metnin pratik değeri, denetimin hangi çerçevede yürütüleceğini ve denetlenen noterin hangi aşamalarda beyanda bulunabileceğini göstermesidir.
Denetimin konusu: işlem mi, hesap mı?
Noterlik denetimlerinde iki farklı alan iç içe geçer. Birincisi işlem denetimi: düzenleme ve onaylama işlemlerinin usulüne uygunluğu, kimlik tespiti, defter ve kayıt düzeni. İkincisi mali denetim: harç, damga vergisi ve değerli kâğıt bedellerinin doğru tahsil edilip yatırıldığı. Bir denetim yazışmasına cevap verilirken bu iki alanın karıştırılmaması gerekir; mali bir eksikliğe işlem gerekçesiyle verilen cevap, dosyayı zayıflatır.
En çok tespit edilen eksiklik başlıkları
- Kimlik tespitine ilişkin belgelerin dosyada eksik bırakılması.
- Vekâletname ve düzenleme şeklindeki işlemlerde iradeye ilişkin açıklamaların yetersiz kaydedilmesi.
- Defter kayıtlarının sıra, tarih ve numara düzeninde tutulmaması.
- Harç ve vergi hesabında yanlış matrah esas alınması.
- Personel eliyle yapılan işlemlerde gözetim yükümlülüğünün belgeye yansımaması.
Denetim raporuna cevap verirken
- Rapordaki her tespite ayrı ayrı, madde numarasıyla cevap verin; toplu ve genel savunma metinleri değerlendirmede zayıf kalır.
- Kabul edilen eksiklikler için giderilme yönünde atılan somut adımı belge ile gösterin; düzeltme iradesi ayrı bir değer taşır.
- Katılmadığınız tespitlerde, dayandığınız kayıt ve belgeye açık atıf yapın.
- Cevap için verilen süreyi mutlaka koruyun; ek süre talebini süre dolmadan yazılı olarak iletin.
Disiplin süreci ile hukuki sorumluluğun ayrılması
Denetim sonucunda başlayan disiplin süreci, noterin işlemden doğan hukuki sorumluluğundan bağımsızdır. Bir işlem nedeniyle zarar gördüğünü ileri süren kişinin tazminat talebi ile disiplin değerlendirmesi farklı ölçütlere tabidir; disiplin yönünden bir sonuç çıkmaması, tazminat talebini kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Savunma hazırlanırken, bir dosyada verilen beyanın diğer sürece etkisi de gözetilmelidir.
Denetime hazır bir büro düzeni
Denetim sonrası düzeltme yapmak, baştan düzenli çalışmaktan her zaman daha zahmetlidir. Kimlik tespit belgelerinin işlem dosyasıyla birlikte saklanması, harç hesaplamalarında kullanılan değerlerin kaynağının kayda geçirilmesi ve personel yetkilerinin yazılı olarak tanımlanması, denetimde ortaya çıkabilecek tespitlerin önemli bölümünü baştan ortadan kaldırır.
Buradaki açıklamalar genel bilgilendirme amaçlıdır; denetim raporunun içeriği ve süreler dosyaya göre farklılaştığından, savunma hazırlanırken rapor metni üzerinden ayrıntılı hukuki değerlendirme yapılması yerinde olur.