Perakende satış yapan katma değer vergisi mükelleflerinin ödeme kaydedici cihaz kullanma mecburiyeti, 3100 sayılı Kanun ve buna bağlı genel tebliğlerle düzenlenmiştir. 61 seri numaralı Tebliğ de bu düzenleme zincirinin bir parçasıdır. Konu teknik göründüğü için ihmal edilir; oysa uygulamada cihaz ve belge düzeni eksikliği, tutarı yüksek özel usulsüzlük cezalarının ve yoklama tutanaklarının en sık kaynağıdır.
Yükümlülük kimde ve ne zaman başlar?
Mecburiyet, faaliyetin niteliğine bağlıdır. Perakende satış veya hizmet ifasında bulunan mükellef, işe başladığı andan itibaren belirli bir süre içinde cihazı almak ve kaydettirmekle yükümlüdür. Faaliyet konusunun değişmesi, şube açılması ya da yeni bir satış noktası kurulması yeni bir yükümlülük doğurur. Bu geçiş anları, uygulamada en çok gözden kaçan noktalardır.
Denetimde neye bakılır?
- Cihazın levhası, kaydı ve mühür bütünlüğü
- Fişin müşteriye verilip verilmediği ve fiş içeriğinin mevzuata uygunluğu
- Mali hafıza raporlarının düzenli alınıp saklanması
- Arıza ve servis kayıtlarının belgelenmesi
- Cihaz kullanılmayan dönemlerde düzenlenen belgelerin izlenebilirliği
Ceza kesildiğinde izlenecek yol
Belge düzenine aykırılık halinde Vergi Usul Kanunu'nun özel usulsüzlük hükümleri uygulanır. Ceza ihbarnamesi elinize geçtiğinde üç seçenek birlikte değerlendirilmelidir: cezada indirim talebi, uzlaşma yolu ve dava. Bunlar birbirinin alternatifidir; birine başvurulduğunda diğerinden yararlanma imkânı kural olarak ortadan kalkar. Bu nedenle tercih, ihbarnamedeki tutar kadar tutanağın içeriğine bakılarak yapılmalıdır.
Tutanak savunmanın omurgasıdır
Yoklama veya denetim tutanağında hangi tespitin yapıldığı, kaç fişin incelendiği ve hangi saatte gözlem yapıldığı gibi ayrıntılar, cezanın hukuka uygunluğunu belirler. Tutanağa itiraz şerhi koymadan imzalamak, sonraki aşamada karşı delil üretmeyi zorlaştırır. Şerh koyulmuşsa bunun tutanak nüshasında yer aldığından emin olun.
Önleyici kontrol listesi
- Cihaz kaydı, levha ve mühür durumunu dönemsel olarak kontrol edin.
- Personelin fiş verme yükümlülüğü konusunda yazılı talimatla bilgilendirildiğini belgeleyin.
- Servis müdahalelerini tarih ve fatura ile kayıt altına alın.
- Rapor çıktılarını muhafaza süresi boyunca erişilebilir tutun.
- Yeni satış noktası açılışında yükümlülük takvimini önceden kurun.
Bu genel çerçeve her işletmeye aynı şekilde uygulanmaz; kesilen ceza karşısında hangi yolun daha uygun olduğunu, tutanağı ve dönem kayıtlarını birlikte inceleyecek bir hukukçuyla belirlemeniz sağlıklı olur.