806 sayılı metin, Strateji ve Bütçe Başkanlığınca düzenlenecek İSEDAK kapsamındaki çok taraflı uluslararası organizasyon ve toplantıların yürütülmesine yönelik olarak, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (z) bendi kapsamında yapılacak alımların usul ve esaslarını belirlemektedir. Bu tür düzenlemelerin ortak özelliği, alımın Kamu İhale Kanununun genel ihale usullerinin dışına çıkarılmasıdır.
İstisna Ne Anlama Gelir, Ne Anlama Gelmez
İstisna, alımın kurallara tabi olmaması demek değildir; uygulanacak kuralların Kanunun genel usulleri yerine, bu usul ve esaslar metninde belirlenmesi demektir. Yani ilan, yeterlik, teklif alma ve sözleşme aşamalarının nasıl yürütüleceği yine yazılı bir çerçeveye bağlıdır. İdare bakımından temel risk, istisna kapsamında olunduğu düşünülerek belge ve karar zincirinin gevşetilmesidir.
Organizasyon Alımlarının Kendine Özgü Zorluğu
Uluslararası toplantı ve organizasyon alımları; konaklama, ulaşım, tercüme, teknik altyapı ve ikram gibi çok sayıda kalemi kısa sürede ve kesin tarihe bağlı olarak temin etmeyi gerektirir. Tarihin ertelenemez olması, piyasa araştırmasının ve tekliflerin belgelendirilmesini daha da önemli hâle getirir. Acele ihtiyaç, kayıt tutma yükümlülüğünü hafifletmez.
Sürecin Belgelendirilmesi
- İhtiyacın gerekçesi ve yaklaşık maliyetin nasıl hesaplandığı
- Davet edilen istekliler ile teklif alma yönteminin dayanağı
- Değerlendirme ölçütleri ve seçim kararının gerekçesi
- Sözleşme, teslim ve kabul aşamalarına ilişkin tutanaklar
Denetim ve Hak Arama Yolları
İstisna kapsamındaki alımlarda, Kamu İhale Kanununun şikâyet ve itirazen şikâyet mekanizması kural olarak işletilmez. Bu durum, sürecin denetim dışı kaldığı anlamına gelmez; işlem ve harcamalar mali denetime tabidir, ayrıca menfaati etkilenen kişiler idari yargı yoluna başvurabilir. İstekli açısından ilk adım, alımın hangi hukuki temele dayandırıldığını yazılı olarak öğrenmektir.
İdare ve İstekli İçin Kontrol Başlıkları
- Alımın istisna kapsamına girdiği açık bir kararla ortaya konsun.
- Her aşama tarihli belge ile desteklensin.
- Sözleşme metninde ifa, gecikme ve fesih sonuçları netleştirilsin.
- Hak arama süreleri, işlemin bildirildiği tarihe göre hesaplansın.
Yukarıdaki değerlendirme genel niteliktedir. İstisna kapsamındaki alımlarda uygulanacak kurallar ilgili usul ve esaslar metninin kendisinde yer aldığından, somut alım için o metnin güncel hâlinin incelenmesi ve gerektiğinde hukuki görüş alınması yerinde olur.