KVKK uygulamasında veri sorumlusunun karşılaştığı en kırılgan konu, aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirdiğini sonradan ispat edebilmektir. 6698 sayılı Kanun bu yükümlülüğü veri sorumlusuna yüklediğinden, metnin varlığı değil ilgili kişiye ne zaman ve nasıl ulaştırıldığı tartışılır. Süreç bir başvuruyla başladığında ise takvim çok hızlı işler.
Aydınlatmanın İspatı Metinle Değil Kayıtla Yapılır
Web sitesinde yayımlanmış bir aydınlatma metni tek başına yeterli sayılmayabilir. İspat için, metnin ilgili kişiye veri işleme faaliyetinin başladığı anda sunulduğunu gösteren bir iz gerekir.
- Dijital kanallarda onay anına ait zaman damgalı sistem kaydı
- Fiziki ortamda imzalı veya ıslak kayıtlı bilgilendirme formu
- Çağrı merkezi süreçlerinde sesli bilgilendirmenin kayıt altına alınması
- Metnin sürüm geçmişi; hangi tarihte hangi içeriğin yürürlükte olduğu
- Aydınlatma ile açık rızanın ayrı ayrı alındığını gösteren arayüz kanıtı
Başvuru Geldiğinde İşleyen Takvim
İlgili kişinin veri sorumlusuna yaptığı başvuru, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde sonuçlandırılmalıdır. Başvuru reddedilir, yetersiz cevap verilir veya hiç cevap verilmezse ilgili kişi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir. Bu iki sürenin birlikte işlediğinin gözden kaçırılması, hem ilgili kişi hem veri sorumlusu bakımından sonuç doğurur.
Sık Yapılan Usul Hataları
- Başvurunun kimlik doğrulaması yapılmadan cevaplanması veya bu gerekçeyle sürüncemede bırakılması.
- Cevabın kayıtlı olmayan bir kanaldan gönderilip tarihinin belgelenememesi.
- Aydınlatma metninin açık rıza metniyle tek bir onay kutusunda birleştirilmesi.
- Veri işleme envanteri ile fiilen işlenen veri arasında uyumsuzluk bulunması.
- İnternet ortamındaki içerikler bakımından 5651 kapsamındaki süreçlerin KVKK süreciyle karıştırılması.
Denetime Hazır Dosya Nasıl Kurulur?
Bir inceleme başladığında istenen belgeler genellikle geçmişe dönüktür. Bu nedenle kayıt düzeninin olay çıktıktan sonra değil, süreç tasarlanırken kurulması gerekir. Aydınlatma metninin her yayım tarihiyle birlikte arşivlenmesi, ilgili kişi başvurularının numaralandırılıp cevap tarihleriyle eşleştirilmesi ve saklama sürelerinin yazılı bir politikaya bağlanması pratikte en çok işe yarayan üç adımdır.
Bu içerik genel bilgi amaçlıdır; sektörünüzdeki özel mevzuat ek yükümlülükler getirebilir. Kendinize ulaşan bir başvuru veya inceleme yazısı varsa süre işlemeye başlamış olacağından, cevabı hazırlamadan önce hukuki görüş almanız yerinde olur.