Kişisel verilerin işlenmesinde aydınlatma, çoğu kurumun bir metin yayımlayarak tamamlandığını düşündüğü ama uyuşmazlık çıktığında ispatlanması gereken bir yükümlülüktür. 6698 sayılı KVKK bakımından tartışma genellikle metnin varlığı değil, ilgili kişiye ne zaman ve nasıl ulaştırıldığı üzerinde yoğunlaşır.
Aydınlatma Ne Zaman Yapılmış Sayılır
Aydınlatmanın veri işlemenin başladığı anda, açık ve anlaşılır biçimde yapılması beklenir. Sözleşme imzalanırken sunulan uzun metnin içine gömülmüş bir paragraf, ayrı bir bilgilendirme sayılmayabilir. Aydınlatma ile açık rızanın aynı kutucukta birleştirilmesi de sık görülen bir hatadır; ikisi farklı işlevlere sahiptir ve ayrı ayrı belgelenmelidir.
Başvuru Süresi Zinciri
İlgili kişi önce veri sorumlusuna başvurur. Veri sorumlusunun talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırması gerekir. Talep reddedilir, verilen yanıt yetersiz bulunur veya süresinde yanıt verilmezse, ilgili kişi yanıtı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikayette bulunabilir. Bu zincirin kırıldığı en yaygın nokta, doğrudan Kurula yapılan ve ön başvuru şartını atlayan şikayetlerdir.
Kurula Şikayette Sonuç Alamayan Dosyalar
- Veri sorumlusuna hiç başvurulmamış veya başvuru tarihi belgelenememiş olması.
- Başvurunun kime yapıldığının belirsiz kalması; şube, bayi veya aracı firmaya yapılan bildirimin veri sorumlusuna ulaşmaması.
- Talebin somut olmaması; hangi verinin, hangi işlemeye konu olduğunun yazılmaması.
- Kimlik teyidi yapılamadığı için başvurunun usulden karşılıksız kalması.
- Sürelerin dolmasından sonra aynı konuda tekrar başvuru yapılması.
İspat Yükünün Yönü
Aydınlatmanın yerine getirildiğini gösterme yükü veri sorumlusundadır. Bu nedenle kurum tarafında tutulması gereken kayıtlar; metnin sürümleri, yayım ve güncelleme tarihleri, dijital ortamda onay kayıtları ve log bilgileridir. Metnin sonradan değiştirilmiş olması, ilgili kişinin karşılaştığı sürümün gösterilememesi sonucunu doğurur. İnternet ortamındaki yayınlar bakımından 5651 kapsamındaki kayıtlar da tarih tartışmasında destekleyici olabilir.
Başvuru Öncesi Kontrol Listesi
- Veri sorumlusunun kim olduğu, Sicil kayıtları üzerinden doğrulandı mı?
- Başvuru yazılı veya kayıtlı elektronik yolla mı yapıldı, tarih kanıtlanabiliyor mu?
- Talep edilen hak açıkça belirtildi mi (bilgi talebi, silme, aktarım bilgisi)?
- Otuz ve altmış günlük süreler takvime işlendi mi?
- Yanıt gelmişse eksik bırakılan noktalar madde madde tespit edildi mi?
- Aynı olayda tazminat talebi için ayrı bir yol izleneceği değerlendirildi mi?
Bu açıklamalar genel bilgilendirme niteliğindedir. Veri işleme faaliyetinin kapsamı ve tarafların sıfatı sonucu değiştirebileceğinden, başvuru metni hazırlanırken konuya hâkim bir hukukçudan görüş alınması yararlı olur.