KVKK uygulamasında iki farklı süre kurgusu sık sık birbirine karıştırılır: veri sorumlusunun sicile kayıt ve envanter yükümlülüğü ile ilgili kişinin başvuru–şikâyet takvimi. Birincisi bir uyum ödevi, ikincisi hak arama yoludur; ancak Kurul önüne gelen dosyalarda ikisi aynı belge setinden beslenir. Bu rehber, 6698 sayılı Kanun çerçevesinde her iki hattın kanıt ihtiyacını birlikte ele alır.
VERBİS Kaydı Neden Başvuru Dosyasının Parçası Olur
Sicile kayıtla birlikte veri sorumlusu, işleme amaçlarını, veri kategorilerini, aktarım alıcı gruplarını ve azami saklama sürelerini beyan eder. Bu beyan, sonradan ortaya çıkan bir uyuşmazlıkta veri sorumlusunun kendi ifadesi olarak dosyaya girer. Kişisel veri işleme envanteri ile fiili uygulama arasındaki fark, ilgili kişinin iddiasını destekleyen en kuvvetli karinelerden biridir. Bu nedenle başvuru hazırlanırken kurumun kamuya açık sicil beyanı incelenmelidir.
İki Aşamalı Süre Kurgusu
İlgili kişi önce veri sorumlusuna başvurur; veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde ilgili kişi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir. Kurula doğrudan yapılan şikâyet, veri sorumlusuna başvuru şartı yerine getirilmediği için usulden değerlendirilmeyebilir. Bu iki basamağın atlanması, esasen haklı olan taleplerin en sık kaybedilme sebebidir.
İspatlanamayan Başvuru Yapılmamış Sayılır
- Başvurunun yazılı olarak veya Kurulun belirlediği yöntemlerle yapıldığını gösteren kayıt
- Gönderinin tarihi: kayıtlı elektronik posta çıktısı, tebliğ şerhi veya gönderi takip numarası
- Kimlik teyidinin nasıl sağlandığına ilişkin bilgi
- Talebin konusunun açıkça yazıldığı dilekçe metninin sureti
- Varsa veri sorumlusunun cevabı ve cevabın ulaşma tarihi
Kurul Şikâyetinde Dosya Düzeni
Şikâyet dilekçesi, hukuki nitelendirmeden önce olayı kronolojik biçimde anlatmalıdır. Hangi verinin, hangi tarihte, hangi kanalla işlendiği ve talebin ne olduğu net yazılmalı; genel şikâyet cümleleri yerine somut talep kalemleri sıralanmalıdır. Aynı olay 5651 kapsamında bir yayın hattı da doğuruyorsa, iki sürecin belgeleri ortak bir klasörde ama ayrı takvimlerle tutulmalıdır.
Buradaki açıklamalar genel bilgilendirme içindir. Veri sorumlusunun statüsü, işleme şartı ve başvurunun içeriği sonucu değiştirebileceğinden, süre işlemeye başlamadan hukuki görüş almanızda yarar vardır.