Kişisel veri uyumunda en sık karşılaşılan tablo, uygulamanın fiilen doğru yürütülmesine rağmen bunun belgelenmemiş olmasıdır. 6698 sayılı KVKK bakımından bir denetimde sorulan asıl soru, verinin nasıl işlendiği kadar bunun nasıl ispatlandığıdır. 5651 sayılı Kanun kapsamındaki kayıt yükümlülükleriyle birlikte değerlendirildiğinde, belgesiz uyum pratikte uyumsuzlukla aynı sonucu doğurur.
Aydınlatma ile Açık Rızayı Ayırmak
Aydınlatma yükümlülüğü her veri işleme faaliyetinde yerine getirilmesi gereken bir bilgilendirmedir; açık rıza ise yalnızca başka bir hukuki sebebin bulunmadığı hâllerde başvurulan bir işleme şartıdır. İkisinin tek metinde birleştirilmesi, hem rızanın özgür iradeye dayandığı iddiasını zayıflatır hem de aydınlatmanın yapıldığının ayrıca ispatını güçleştirir. Metinlerin ayrılması ve her birinin ne zaman, hangi kanaldan sunulduğunun kaydedilmesi gerekir.
Aktarımın İzini Belgelemek
Yurt dışı aktarım söz konusu olduğunda dosyada bulunması gereken temel unsur, aktarımın hangi hukuki zemine dayandığının yazılı olarak gösterilmesidir. Bunun yanında aktarılan veri kategorileri, alıcı grupları, aktarımın amacı ve saklama süresi kayıt altına alınmalıdır. Bulut hizmeti kullanımı gibi dolaylı aktarım hâllerinin envanterde hiç görünmemesi, uygulamada en sık rastlanan boşluktur.
Denetim Öncesi Kontrol Sırası
- Veri işleme envanterinizi güncel süreçlerle karşılaştırıp yeni eklenen araçları listeye ekleyin.
- Her işleme faaliyeti için dayandığı hukuki sebebi tek satırda yazın.
- Aydınlatma metinlerinin hangi tarihten beri hangi kanalda sunulduğunu belgeleyin.
- Yurt dışına veri gönderen tüm hizmet sağlayıcılarını ve sözleşmelerini bir araya getirin.
- Saklama ve imha süreçlerinin fiilen işlediğini gösteren kayıtları örnekleyerek doğrulayın.
Veri Sahibi Başvurusu Geldiğinde
İlgili kişi başvurusu, uyum belgelerinizin gerçek bir sınavıdır. Başvuruya verilecek cevabın süresinde ve kapsamlı olması kadar, cevabın dayandığı kayıtların gösterilebilir olması da önemlidir. Başvuruların tarih, konu ve verilen cevapla birlikte tutulduğu bir kayıt düzeni bulunmadığında, ileride yapılacak bir inceleme karşısında savunma büyük ölçüde beyana dayanmak zorunda kalır.
Burada anlatılanlar genel bir çerçeve sunar; işlenen verinin niteliği, sektör ve aktarımın yapısı yükümlülükleri değiştirebilir. Uyum çalışmasının kendi süreçlerinize göre bir hukukçuyla birlikte kurulması önerilir.