Kişisel veri uyuşmazlıklarında iki yükümlülük çoğu zaman ayrı ayrı ele alınır: verinin toplanması sırasında yapılan aydınlatma ile ilişkinin bitiminde verinin silinmesi. Oysa bir denetim ya da başvuru sırasında ilk sorulan soru genellikle şudur: bu veriyi hangi dayanakla topladınız ve neden hâlâ elinizde tutuyorsunuz. 6698 sayılı KVKK çerçevesinde bu iki halka arasındaki kopukluk, en sık rastlanan uyum açığıdır.
Aydınlatma Metni ile Fiilî Uygulamanın Örtüşmesi
Yayımlanmış bir aydınlatma metninin varlığı tek başına yeterli değildir; metinde yazan amaç ile verinin fiilen kullanıldığı amacın aynı olması gerekir. Uygulamada en çok karşılaşılan tutarsızlık, metinde sayılmayan bir aktarımın gerçekleşmesi veya saklama süresinin metinde belirtilenden uzun olmasıdır.
Karşılaştırılması gereken noktalar
- Toplanan veri kategorileri ile metinde sayılanların birebir uyumu
- İşleme amacının her kategori için ayrı ayrı gösterilmiş olması
- Aktarım yapılan taraflar ve aktarımın hukuki dayanağı
- Saklama süresinin somut bir kritere bağlanmış olması
- İlgili kişiye tanınan hakların ve başvuru kanalının açıkça belirtilmesi
Silme Talebi Geldiğinde Yaşanan Tıkanma
Silme talepleri çoğunlukla teknik nedenlerle değil, kayıt envanterinin eksikliği yüzünden karşılanamaz. Verinin hangi sistemlerde, hangi yedeklerde ve hangi üçüncü taraf hizmet sağlayıcıda bulunduğu bilinmiyorsa, verilen cevap eksik kalır ve başvuru bir aşama sonrasına taşınır. Yedek ortamlardaki kopyalar, bu alandaki en yaygın ihmaldir.
Silmenin Mümkün Olmadığı Haller
Her silme talebi mutlak değildir. Bir başka mevzuattan doğan saklama yükümlülüğü varsa, veri belirli bir süre daha tutulabilir; ancak bu durumda talebin neden karşılanamadığının gerekçelendirilmesi gerekir. İnternet ortamındaki içerikler bakımından 5651 sayılı Kanun kapsamındaki başvuru yolları ile KVKK kapsamındaki talepler ayrı ayrı işler ve biri diğerinin yerine geçmez.
Uygulama Adımları
- Veri envanterini sistem ve süreç bazında güncelleyin.
- Her veri kategorisi için işleme dayanağını yazılı olarak belirleyin.
- Saklama sürelerini takvime bağlayıp periyodik imha planı kurun.
- Gelen başvuruları tarih ve içerikle kayıt altına alın.
- Verilen cevabın dayanağını ve tebliğ tarihini dosyada saklayın.
Değerlendirme
Buradaki başlıklar genel çerçeveyi anlatır; kurumun büyüklüğü, işlenen verinin niteliği ve sektörel düzenlemeler yükümlülüklerin kapsamını değiştirir. Başvuru süreleri işlemeye devam ettiğinden, gelen bir talebe verilecek cevabın içeriğini ve dayanağını hukuki destekle birlikte hazırlamak isabetli olur.