Kişisel verilere ilişkin başvuruların önemli bir kısmı esastan değil, sıradan bir usul hatası nedeniyle sonuçsuz kalır: ilgili kişi, veri sorumlusuna başvurmadan doğrudan Kurul'a şikâyet eder. Oysa aydınlatma ve diğer taleplerde bu sıralama kanunla belirlenmiştir.
Önce Veri Sorumlusu, Sonra Kurul
6698 sayılı KVKK, ilgili kişinin taleplerini öncelikle veri sorumlusuna yazılı olarak veya Kurul'un belirlediği yöntemlerle iletmesini öngörür. Veri sorumlusu, talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Başvurunun reddi, verilen cevabın yetersiz olması ya da hiç cevap verilmemesi halinde ilgili kişi Kurul'a şikâyette bulunabilir. Şikâyet için cevabı öğrenme tarihinden itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde hareket edilmesi gerekir. Bu sıralamayı atlayan şikâyetler, başvuru yolu tüketilmediği gerekçesiyle incelenmez.
Aydınlatma ile Açık Rızayı Karıştırmamak
Aydınlatma, veri sorumlusunun kimliği, işleme amacı, aktarım ve hukuki sebep konusunda ilgili kişiyi bilgilendirme yükümlülüğüdür ve tek başına bir işleme şartı değildir. Açık rıza ise ayrı bir hukuki sebeptir. Aydınlatma metni ile rıza beyanının tek bir kutucukta birleştirilmesi, uygulamada sık rastlanan ve eleştiriye açık bir tercihtir. Bu iki metnin ayrı ayrı sunulması ve rızanın geri alınabileceğinin belirtilmesi gerekir.
Başvuru Dilekçesinde Bulunması Gerekenler
- Ad, soyad ve kimlik bilgisi ile tebligata esas adres veya elektronik adres.
- Talebin konusu: bilgi talebi, düzeltme, silme, aktarım bilgisi veya işlemenin sınırlandırılması.
- Talebin dayandığı olayın tarihi ve hangi hizmet ya da ilişki kapsamında ortaya çıktığı.
- Varsa konuya ilişkin belge ve yazışmaların eki.
- Başvurunun iletildiği tarihi kanıtlayan kayıt: KEP, iadeli taahhütlü gönderi veya sistem üzerinden alınan referans numarası.
Yanlış Kapılar
- Yalnızca içerik kaldırılması isteniyorsa, 5651 sayılı Kanun kapsamındaki usul ayrı bir hattır; iki yol birbirinin yerine geçmez.
- Maddi ve manevi zararın tazmini talebi Kurul'un değil, genel mahkemelerin işidir.
- Kurul kararlarına karşı gidilecek yol idari yargıdır; aynı konuda yeniden şikâyet sonuç doğurmaz.
- Ticari elektronik ileti şikâyetleri, ayrı bir mevzuat ve ayrı bir başvuru sistemi üzerinden yürür.
Veri Sorumlusu Tarafında Hazırlık
Kurumlar açısından en etkili savunma, başvuru anında değil öncesinde oluşturulur. Veri envanteri, saklama ve imha politikası, aydınlatma metinlerinin güncel sürümleri ve başvuru kayıt defteri hazır tutulduğunda, otuz günlük cevap süresi baskı yaratmaz. Cevap yazısında talebin her kalemine ayrı ayrı yanıt verilmesi de sonraki aşamayı belirler.
Bu metin genel bilgilendirme amacı taşır. Somut olayda veri işleme faaliyetinin niteliği ve tarafların sıfatı süreci değiştirebileceğinden, başvuru öncesi ayrıntılı bir inceleme yapılması yerinde olur.