Kişisel veri uyuşmazlıklarında yaptırımın kaynağı çoğu zaman verinin işlenmesindeki teknik bir kusur değil, ilgili kişiye yapılan bilgilendirmenin eksikliğidir. 6698 sayılı KVKK, veri sorumlusuna aydınlatma yükümlülüğü getirir; bu yükümlülüğün nasıl yerine getirildiği hem şikâyet süreçlerinde hem de sonrasında verilecek yaptırımın belirlenmesinde tartışılır. İnternet ortamındaki yayınlar bakımından 5651 sayılı Kanun da ayrı bir katman oluşturur.
Aydınlatma Metnini Zayıflatan Uygulamalar
- Metnin açık rıza beyanıyla aynı kutuda birleştirilmesi ve ikisinin ayrıştırılamaması,
- İşleme amaçlarının genel ifadelerle sayılması, hukuki sebebin belirtilmemesi,
- Aktarım yapılan taraf kategorilerinin gösterilmemesi,
- Metnin yalnızca web sitesinde yer alması, veri toplamanın ise farklı kanallardan yapılması,
- Güncellenen süreçlerin metne yansıtılmaması ve sürüm tarihinin tutulmaması.
Şikâyetten Yaptırıma Giden Sıra
İlgili kişi kural olarak önce veri sorumlusuna başvurur; talebin karşılanmaması ya da cevapsız kalması hâlinde ilgili kuruma şikâyet yolu açılır. Bu sıralamanın atlanması, şikâyetin esasa girilmeden değerlendirilmemesine yol açabilir. Veri sorumlusu açısından ise kendisine ulaşan başvurunun kayda alınması, süresinde ve gerekçeli biçimde cevaplanması, sonraki aşamada en önemli savunma belgesidir.
İdari Para Cezasına Karşı Ne Yapılır?
İdari yaptırım kararlarına karşı başvurulacak merci ve süre, kararın dayanağını oluşturan düzenlemede gösterilir. Bu alandaki başvuru yolları mevzuat değişiklikleriyle farklılaşabildiğinden, tebliğ edilen kararın üzerindeki başvuru bilgisi esas alınmalı ve yürürlükteki kanun metni başvurudan önce kontrol edilmelidir. Yanlış yargı düzenine yapılan başvuru, süre geçtikten sonra düzeltilemez; bu nedenle merci belirlemesi savunmanın içeriğinden önce netleştirilmelidir.
Savunmayı Güçlendiren Kayıtlar
Denetim ve şikâyet süreçlerinde en etkili belgeler, olaydan önce oluşturulmuş olanlardır: veri envanteri, saklama ve imha politikası, erişim yetkilendirme kayıtları, çalışan eğitim tutanakları, ihlal durumunda izlenen adımların zaman damgalı kaydı. Bu belgelerin sonradan hazırlandığı izlenimi doğuran düzenlemeler, savunmayı güçlendirmek yerine zayıflatır.
Değerlendirme
Kişisel veri mevzuatı hızlı değişen bir alandır; dünkü doğru uygulama bugün eksik kalabilir. Buradaki açıklamalar genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır ve her kuruluşun veri işleme faaliyeti kendi süreçleri içinde değerlendirilmelidir. Tebliğ edilen bir karar ya da başlatılmış bir inceleme varsa, süre işlemeye başlamadan önce bir hukukçuyla birlikte hareket etmek gerekir.