Kişisel verilerinin silinmesini isteyen kişi ile bu talebi karşılamak zorunda olan veri sorumlusu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun kurduğu iki yönlü bir düzenin içindedir. Uygulamada en sık görülen aksaklık, talebin doğrudan kurula iletilmesi ya da VERBİS kaydının bir tür koruma kalkanı sanılmasıdır.
VERBİS Kaydı Neyi Gösterir, Neyi Göstermez?
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi, veri sorumlularının işleme faaliyetlerine ilişkin beyanlarını topladığı bir kayıt ortamıdır. Kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmiş olması, yapılan işlemenin hukuka uygun olduğu anlamına gelmez. Aynı şekilde sicile bildirilen saklama süreleri, fiilen uygulanan sürelerle örtüşmüyorsa bu tutarsızlık denetimde aleyhe bir gösterge hâline gelir. Bildirilen veri kategorileri, aktarım alıcı grupları ve azami saklama süreleri, kurum içindeki envanterle düzenli olarak karşılaştırılmalıdır.
Silme, Yok Etme ve Anonim Hale Getirme Aynı Şey Değil
- Silme: Verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.
- Yok etme: Verinin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez hâle getirilmesi.
- Anonim hale getirme: Verinin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilmesi.
Talep dilekçesinde bu üç kavramdan hangisinin istendiğinin açıkça yazılması, verilecek cevabın kapsamını belirler. Yedeklerde ve arşiv ortamlarında kalan kopyaların akıbeti ayrıca sorulmalıdır.
Başvuru Sırası Atlanmamalıdır
Kanun, ilgili kişinin önce veri sorumlusuna başvurmasını öngörür. Bu adım tamamlanmadan yapılan kurul şikâyeti, başvuru yolu tüketilmediği için sonuçsuz kalır. Veri sorumlusunun cevap vermemesi ya da cevabı yetersiz bulunması hâlinde şikâyet yolu açılır. Başvurunun yazılı veya kanunda öngörülen diğer yöntemlerle yapılması, kimliğin doğrulanabilir olması ve talebin somut biçimde tanımlanması gerekir. Başvuru tarihi ile cevap tarihinin belgelenmesi, sonraki aşamanın temelini oluşturur.
Talebin Reddedilebileceği Hâller
Silme talebi mutlak değildir. Bir başka kanunda öngörülen saklama yükümlülüğü, bir hakkın tesisi ve korunması için verinin gerekliliği ya da hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi gibi sebepler, talebin karşılanmamasını haklı kılabilir. Bu tür bir ret cevabının, hangi hukuki dayanağa ve hangi veri kategorisine ilişkin olduğunu göstermesi beklenir. Gerekçesiz bir ret, şikâyet aşamasında aleyhe değerlendirilir. 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik kaldırma talepleri ise bundan ayrı bir usul izler.
Kapanış
Buradaki bilgiler genel çerçeve sunar; işlemenin dayandığı hukuki sebep ve sektöre özgü saklama yükümlülükleri sonucu değiştirebilir. Hem başvuru sahibi hem de veri sorumlusu bakımından belgelendirilmiş bir süreç yürütmek üzere hukuki destek alınması yararlı olur.