6698 sayılı KVKK'nın kurduğu düzende ilgili kişinin Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na doğrudan gitmesi kural değil, istisnadır. Sistem iki aşamalı işler: önce veri sorumlusuna başvuru, sonra Kurula şikâyet. VERBİS kaydına ilişkin bilgiler ise bu iki aşamanın hazırlığında sıklıkla gözden kaçan bir kaynaktır.
VERBİS Kaydı Neden İlk Durak?
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi, kayıtlı veri sorumlularının irtibat kişisini, işlenen veri kategorilerini, aktarım yapılan tarafları ve saklama sürelerini kamuya açık biçimde gösterir. Başvuru yazılmadan önce bu kayda bakmak iki fayda sağlar: başvurunun kime yöneltileceği netleşir ve şirketin kendi beyanı ile fiilî uygulaması arasındaki çelişki belgelenmiş olur. Kaydın hiç yapılmamış olması ise ayrı bir aykırılık başlığıdır ve şikâyet dilekçesinde ayrıca belirtilir.
Veri Sorumlusuna Başvurunun Biçimi
Başvuru yazılı olarak veya Kurulun belirlediği diğer yöntemlerle yapılır. Dilekçede ad soyad, imza, adres, varsa kayıtlı elektronik posta adresi ile talebin konusu açıkça yer almalıdır. Kimliği doğrulanamayan başvurular reddedilebildiğinden, gönderim kanalı da önemlidir. Veri sorumlusu, talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırmakla yükümlüdür; bu süre şikâyet hakkının doğması bakımından beklenmesi gereken bir eşiktir.
Şikâyet Aşamasına Geçiş Takvimi
- Başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarih belgelenir.
- Otuz günlük yanıt süresi takvime işlenir.
- Talep reddedilirse ya da yanıt yetersizse, cevabın öğrenildiği tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyet edilir.
- Hiç yanıt verilmemişse süre, otuz günlük yanıt süresinin dolduğu tarihten sonra işler.
Bu iki eşiğin karıştırılması sık görülür; başvuru yapılmadan doğrudan Kurula gidildiğinde şikâyet, ön koşul yerine getirilmediği gerekçesiyle işleme alınmayabilir.
Hangi Talep Kurulun, Hangisi Mahkemenin Alanında?
Kurul, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesine ilişkin idari yaptırım ve düzeltici işlem yetkisine sahiptir. Buna karşılık uğranılan maddi ve manevi zararın tazmini genel hükümlere göre adli yargıda istenir; kişilik haklarına saldırı niteliğindeki içerikler için ayrıca 5651 sayılı Kanun kapsamında erişim engelleme yolu bulunur. Aynı olayda hem yaptırım hem tazminat isteniyorsa iki ayrı dosya yürütülür ve Kurul kararı tazminat dosyasında delil olarak kullanılabilir.
Kurul Kararına Karşı İzlenecek Yol
Kurulun verdiği idari para cezasına ya da işleme karşı gidilecek yol, kararın niteliğine göre değişir. Bu nedenle karar tebliğ edildiğinde, kararın altında gösterilen başvuru yolu ve süre bilgisi mutlaka okunmalı; farklı yönde bir kanaat varsa dava açma süresi tüketilmeden hukuki değerlendirme alınmalıdır. Yanlış yargı koluna yapılan başvuru, esasa hiç girilmeden reddedilir.
Dosyada Bulunması Gereken Belgeler
- VERBİS kayıt çıktısı ve tarihi
- Aydınlatma metni ile varsa açık rıza formunun örneği
- Veri sorumlusuna yapılan başvurunun tebliğ belgesi
- Alınan yanıt veya yanıt verilmediğini gösteren kayıt
- Verinin nerede, nasıl işlendiğine dair ekran görüntüsü ve yazışmalar
Bu metin genel bilgilendirme amaçlıdır. Veri işleme faaliyetinin niteliği, aktarımın yurt içi ya da yurt dışı olması ve talebin kapsamı süreci değiştirebileceğinden, başvuru öncesinde dosyaya özgü değerlendirme yapılmasında yarar vardır.