VERBİS kaynaklı bir sorunda ilk tartışma çoğu zaman haklılık değil, dilekçenin nereye ve ne kadar süre içinde verileceğidir. Kayıt yükümlülüğünün doğup doğmadığı, kayıt bilgilerinin güncellenmemesi ya da kayıt dışı veri işleme iddiası birbirinden farklı kanallara aittir. 6698 sayılı KVKK ekseninde ilerleyen bu değerlendirme, VERBİS ihtilaflarında merci ile süreyi birlikte kurmaya odaklanır.
Üç Ayrı Kanal, Üç Ayrı Takvim
Uygulamada aynı olay üç ayrı hatta yürüyebilir ve her birinin muhatabı başkadır:
- Veri sorumlusuna yazılı başvuru: İlgili kişinin talebi önce veri sorumlusuna iletilir; bu adım atlanırsa sonraki aşama usulden geri dönebilir.
- Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet: Veri sorumlusunun cevabı yetersizse ya da hiç cevap verilmezse gündeme gelir.
- Yargı yolu: Kurulun kararına veya idari yaptırımına karşı açılacak dava, kararın türüne göre belirlenir.
Sürenin Başladığı An Nasıl Tespit Edilir
Süre hesabında en sık yapılan hata, başlangıcı olayın öğrenildiği güne değil, dilekçenin yazıldığı güne bağlamaktır. VERBİS dosyalarında başlangıç anı; veri sorumlusuna yapılan başvurunun tebliğ tarihi, verilen cevabın ulaştığı tarih veya cevapsız geçen sürenin dolduğu gün olabilir. Bu üç tarihin tebligat belgesiyle ispatlanabilir olması gerekir; e-posta üzerinden yürüyen yazışmalarda gönderim ve teslim kayıtları saklanmalıdır.
Yanlış Kanala Giden Dilekçe Süreyi Korur mu
Şikâyet niteliğindeki bir talebin doğrudan yargı merciine, dava niteliğindeki bir talebin ise idari birime verilmesi pratikte iki sonuç doğurur: dosya ya usulden reddedilir ya da başvuru yapılmamış sayılarak süre işlemeye devam eder. Bu nedenle dilekçenin başlığından çok içeriği ve talep sonucu, hangi kanala ait olduğunu belirler. Yargı yolu bakımından mevzuatta değişiklik yapılmış olabileceğinden, dosya açılmadan önce yürürlükteki düzenlemenin güncel metni kontrol edilmelidir.
Yetki İtirazına Hazırlıklı Olmak
- Veri sorumlusunun kim olduğu, temsilci ve irtibat kişisi bilgileriyle netleştirilir.
- Başvuru, cevap ve şikâyet tarihleri tek bir kronolojik cetvele işlenir.
- Talep, ölçülebilir biçimde yazılır: hangi kayıt, hangi işleme faaliyeti, hangi sonuç isteniyor.
- Karşı tarafın yetkisizlik veya süre itirazına karşı belge dizini önceden hazırlanır.
Değerlendirme
VERBİS ihtilaflarında sonucu belirleyen unsur çoğu zaman iddianın gücü değil, doğru kanalın zamanında seçilmesidir. Buradaki açıklamalar genel nitelikte olup her veri işleme faaliyetinin kendi koşulları merci ve süre sonucunu değiştirebilir; dosyanızın ayrıntıları için hukuki destek alınması yerinde olur.