Kişisel veri uyuşmazlıklarında en sık yapılan usul hatası, doğrudan Kurula şikâyet edilmesi ve zorunlu ön aşamanın atlanmasıdır. KVKK ve 6698 sayılı Kanun ile içerik boyutunda 5651 sayılı Kanunun devreye girdiği bu dosyalarda, sıranın bozulması başvurunun işleme alınmamasına yol açar.
İhlal Bildirimi ile İlgili Kişi Başvurusu Ayrı Süreçlerdir
Veri ihlali gerçekleştiğinde veri sorumlusunun Kurula ve etkilenen kişilere bildirim yapma yükümlülüğü vardır; bu, kurumun kendi yükümlülüğüdür. İlgili kişinin verisine dair talebi ise ayrı bir kanaldan yürür ve önce veri sorumlusuna yöneltilir. İki süreç aynı olaydan doğsa bile birbirinin yerine geçmez.
Yurt Dışına Aktarımın Dayanağını Belgelemek
Verinin yurt dışına aktarıldığı iddiasında ilk soru, aktarımın hangi hukuki dayanağa göre yapıldığıdır. Aktarımın dayandığı mekanizma, aktarılan veri kategorileri ve alıcı grupları belgelenmediğinde savunma boşlukta kalır. Aydınlatma metni ile fiilî uygulama arasındaki fark, uyuşmazlıklarda en çok tartışılan noktadır; bu nedenle kayıt ve envanterin güncel tutulması gerekir.
Şikâyet Öncesi İzlenecek Sıra
- Veri sorumlusuna yazılı başvuru yapılır ve tarih kayda geçirilir.
- Kanunda öngörülen yanıt süresi takvime işlenir.
- Yanıt gelmezse veya yetersizse Kurula şikâyet yolu değerlendirilir.
- Şikâyet dilekçesinde talebin konusu ve dayanağı ayrı başlıklarda gösterilir.
- Aynı olayın ceza veya tazminat boyutu varsa bunlar ayrı dosyalarda yürütülür.
Kurum Tarafında Hazırlık
- Veri işleme envanteri ve saklama sürelerinin güncelliği
- Aydınlatma ve açık rıza metinlerinin fiilî işlemeyle uyumu
- Yurt dışı aktarım yapılan hizmet sağlayıcılarla imzalanan sözleşmeler
- İhlal anına ilişkin teknik kayıt ve müdahale raporları
- Talep karşılama sürecinin yazılı bir prosedüre bağlanmış olması
İdari Yaptırım ve Sonrası
Kurul kararları ve idari para cezaları bakımından izlenecek başvuru yolu mevzuatta ayrıca düzenlenmiştir ve bu konudaki düzenleme zaman içinde değişebildiğinden, karar tebliğ edildiğinde güncel yolun ve süresinin kontrol edilmesi zorunludur. Kararın tebliğ tarihi, izlenecek her yol için başlangıç noktasıdır.
Bu yazı genel bilgilendirme niteliğindedir. Verinin türü, aktarımın yapısı ve tarafların sıfatı hem başvuru sırasını hem de sonuçları değiştirebileceğinden, somut olayda hukuki değerlendirme alınması önerilir.