VERBİS kaydı, veri sorumlusunun işleme faaliyetini şeffaflaştıran bir sicil işlemidir; tek başına bir uyuşmazlık çözüm yolu değildir. Buna rağmen pek çok başvuruda kayıt eksikliği ile kişisel verinin hukuka aykırı işlenmesi iddiası aynı dilekçede harmanlanır ve sonuçta hiçbir talep beklenen karşılığı bulmaz. Bu rehber, VERBİS ekseninde şikâyet yolunun hangi sırayla işletileceğini ele alır.
Kayıt Yükümlülüğü Kimi Bağlar
KVKK (6698) uyarınca veri sorumluları sicile kayıt yükümlüsüdür; ancak istisna kapsamına giren yapılar bulunur. Bir kurumun kayıt yükümlüsü olup olmadığı, çalışan sayısı, mali büyüklük ve ana faaliyetin özel nitelikli veri işlemeyi gerektirip gerektirmediği gibi ölçütlerle belirlenir. Şikâyet dilekçesinde muhatabın hangi ölçüt nedeniyle yükümlü sayıldığı gösterilmezse, iddia soyut kalır.
Şikâyetin Ön Şartını Atlamayın
İlgili kişi sıfatıyla ileri sürülen taleplerde -verinin silinmesi, düzeltilmesi, aktarıldığı üçüncü kişilerin bildirilmesi gibi- önce veri sorumlusuna yazılı başvuru yapılması gerekir. Bu adım atlanıp doğrudan Kurula gidildiğinde şikâyet usulden ele alınamaz. Buna karşılık kayıt yükümlülüğünün hiç yerine getirilmemesi gibi doğrudan denetim gerektiren hâllerde ihbar yolu açıktır. İkisinin ayrımı, dosyanın kaderini belirler.
Kurul, Mahkeme ve Savcılık Arasındaki Sınır
- İdari yaptırım ve düzeltici talimat talepleri Kurulun görev alanındadır.
- Uğranılan maddi ve manevi zararın tazmini genel hukuk mahkemelerinde ileri sürülür; Kurul tazminata hükmetmez.
- Verilerin hukuka aykırı olarak ele geçirilmesi veya yayılması ayrıca ceza soruşturmasının konusu olabilir.
- İçeriğin internetten kaldırılması talebi 5651 sayılı Kanun çerçevesinde ayrı bir usule tabidir.
Dilekçenin Omurgası
Etkili bir şikâyet metni dört sütun üzerine kurulur: kimliğe ilişkin bilgiler, veri sorumlusuna yapılan ön başvurunun tarihi ve akıbeti, ihlalin somut anlatımı ve talebin açıkça yazılması. Ön başvuruya verilen cevabın gecikmesi ya da hiç cevap verilmemesi de belgelenmelidir; posta gönderi kaydı, elektronik tebligat çıktısı veya kayıtlı elektronik posta teyidi bu noktada dosyanın taşıyıcı unsurudur.
Süre Yönetimi
Ön başvuruya cevap için tanınan süre ile şikâyet için tanınan süre birbirini izler; ilk sürenin dolduğu gün ikinci sürenin sayacı açılır. Bu iki tarihi tek bir takvimde tutmak, hak düşürücü nitelikteki gecikmelerin önüne geçer. Ayrıca aynı olay için hem tazminat hem yaptırım yolu düşünülüyorsa, delil setinin iki dosyada da kullanılabilecek biçimde tek seferde toplanması iş yükünü belirgin biçimde azaltır.
Yukarıdakiler genel bilgilendirme niteliğindedir. Şirketinizin veri envanteri ve işleme amaçları değerlendirmeyi doğrudan etkileyeceğinden, somut durumda hukuki görüş almanız önerilir.