Kişisel verilerin korunması alanında uyuşmazlıklar çoğu zaman tek bir işlemden değil, kayıt düzeninin hiç kurulmamış olmasından doğar. 6698 sayılı KVKK ve internet ortamına ilişkin 5651 sayılı Kanun ekseninde, veri sorumlusunun sicile kayıt yükümlülüğü ile ilgili kişinin başvuru hakkı birbirini tamamlayan iki halkadır. Aşağıdaki başlıklar, her iki tarafın da delil eksikliğine düşmemek için ne saklaması gerektiğine odaklanır.
Sicile Kayıt Bir Form Doldurma İşi Değildir
Sicile bildirim, kurum içindeki veri işleme faaliyetinin envanterinin çıkarılmış olmasını gerektirir. Envanter olmadan yapılan bildirim, ilerideki bir incelemede beyanla fiili durumun uyuşmamasına yol açar. Bu nedenle veri kategorileri, işleme amaçları, saklama süreleri ve aktarım yapılan taraflar yazılı olarak tanımlanmalı; her güncelleme tarihiyle birlikte kayda geçirilmelidir.
Veri Sorumlusu Tarafında Saklanması Gerekenler
- Kişisel veri işleme envanteri ve saklama imha politikası
- Aydınlatma metinlerinin hangi tarihten itibaren yürürlükte olduğunu gösteren kayıtlar
- Açık rıza alınan hâllerde rızanın ne zaman ve nasıl alındığına ilişkin iz
- Yurt içi ve yurt dışı aktarımlara ilişkin sözleşmeler
- Teknik ve idari tedbirlerin uygulandığını gösteren sistem kayıtları
İlgili Kişi Bakımından Zorunlu Sıralama
İlgili kişinin doğrudan Kurula şikâyet yoluna gitmesi mümkün değildir; önce veri sorumlusuna başvurulması gerekir. Bu ön başvuru yapılmadan yürütülen şikâyet, esasa girilmeden reddedilir. Bu nedenle başvurunun yapıldığı tarih ve yöntem, kayıtlı elektronik posta çıktısı, tebligat parçası veya sistem üzerinden alınan işlem numarasıyla belgelendirilmelidir.
Süre Hesabında Başlangıç Noktası
Şikâyet yolunda süreler, veri sorumlusunun cevabının tebliğ edildiği tarihten ya da cevap verilmediyse başvuru tarihinden itibaren işler. Bu iki başlangıç noktasının karıştırılması, hakkın süre yönünden kaybedilmesine yol açar. Cevap kısmen verilmişse, hangi talebin karşılanmadığı ayrıca gösterilmelidir; aksi hâlde şikâyetin kapsamı belirsiz kalır.
Talebi Somutlaştırmanın Önemi
Başvuru metninde yalnızca verilerin işlendiğinden yakınmak yeterli değildir. Hangi verinin, hangi işlemle ve hangi tarihte işlendiği belirtilmeli; silme, yok etme, düzeltme veya aktarımın bildirilmesi taleplerinden hangisinin ileri sürüldüğü açıkça yazılmalıdır. Belirsiz talepler, veri sorumlusunun genel nitelikte bir cevap vermesine ve sürecin uzamasına neden olur.
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Kurumun büyüklüğü, işlenen veri türü ve faaliyet alanı yükümlülüklerin kapsamını değiştirdiğinden, uyum çalışması ve başvuru süreçlerinin somut yapıya göre değerlendirilmesi gerekir.