KVKK uygulamasında iki ayrı zaman baskısı vardır: veri sorumlusunun sicil ve bildirim yükümlülükleri ile ilgili kişinin başvuru ve şikâyet süreleri. Bu ikisi karıştırıldığında, esasında haklı olan taraf usulden kaybeder. Bu rehber, 6698 sayılı Kanun ve 5651 sayılı Kanunun kesiştiği alanda VERBİS odaklı bir süre ve risk kontrolü sunar.
Kayıt Yükümlülüğü Sizde mi?
Sicile kayıt yükümlülüğünün kapsamı, veri sorumlusunun niteliğine, çalışan sayısına ve işlenen verinin türüne göre belirlenir; özel nitelikli veri işleyen yapılar için eşikler farklıdır. İlk yapılması gereken, şirketin gerçekten kapsam dışında olup olmadığını yazılı bir değerlendirme notuyla kayıt altına almaktır. Sözlü kanaate dayanan kapsam dışı varsayımı, denetim anında savunma değeri taşımaz.
Kayıt Öncesi Hazırlık Sırası
- Veri envanteri çıkarılır: hangi süreçte hangi veri, hangi hukuki sebeple işleniyor.
- Saklama ve imha politikası ile envanterdeki süreler birebir eşleştirilir.
- Aydınlatma metinleri ve açık rıza alınan yerler ayrıştırılır.
- Yurt dışına aktarım varsa aktarım yöntemi belgelenir.
- Bildirim ekranındaki beyanlar envanterle çelişmeyecek şekilde doldurulur.
İlgili Kişinin Süre Haritası
İlgili kişi taleplerini önce veri sorumlusuna iletir; veri sorumlusunun cevap için kanunda öngörülen azami süresi vardır. Cevap verilmemesi ya da yetersiz cevap halinde Kurula şikâyet için yine sınırlı bir zaman dilimi işler. Şikâyet süresi, veri sorumlusuna başvuru tarihinden bağımsız hesaplanamaz; bu yüzden başvurunun tebliğ edildiği tarihi ispatlayan kayıt saklanmalıdır. Elden verilen dilekçelerde alındı kaydı bulunmaması, en sık görülen hak kaybı sebebidir.
İdari Yaptırım Kararında Tercih Anı
İdari para cezası tebliğ edildiğinde iki soru aynı anda cevaplanmalıdır: yaptırıma karşı kanunda gösterilen mercie süresinde başvurulacak mı, yoksa eksiklikler giderilerek uyum yoluna mı gidilecek. Uyum adımlarının atılması itiraz hakkını kendiliğinden ortadan kaldırmaz; ancak yapılan yazışmaların ihlali kabul anlamına gelecek şekilde kaleme alınmaması gerekir. Ceza tutarının düşüklüğü nedeniyle itiraz edilmemesi, sonraki denetimlerde tekrar unsuru olarak değerlendirilebilir.
Kısa Değerlendirme
VERBİS kaydı tek seferlik bir işlem değil, envanterle birlikte güncellenen bir yükümlülüktür. Yukarıdaki başlıklar genel çerçeveyi gösterir; şirketinizin veri akışı, grup şirketi ilişkileri ve aktarım yapısı sonucu değiştirebilir. Denetim ya da şikâyet bildirimi ulaştığında cevap hazırlanmadan önce hukuki destek alınması yerinde olur.