KVKK uygulamasında iki ayrı süre rejimi birbirine karıştırılır: veri sorumlusunun VERBİS kaydına ilişkin yükümlülüğü ile ilgili kişinin başvuru ve şikâyet süreleri. Birincisi idari bir kayıt yükümlülüğüdür, ikincisi ise hak arama takvimini belirler. 6698 sayılı Kanun ve 5651 sayılı Kanun kapsamındaki talepler bir arada geldiğinde tablo daha da karışır.
VERBİS Kaydı Kimin İçin Zorunlu
Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt kural olarak zorunludur; ancak Kurul, işlenen verinin niteliği, çalışan sayısı ve faaliyet alanı gibi ölçütlere göre istisnalar belirlemiştir. Bu ölçütler zaman içinde güncellendiğinden, bir işletmenin bugün istisna kapsamında olması yarın da olacağı anlamına gelmez. Kayıt yükümlülüğü doğduğunda, envanterin sicile girilen bilgilerle tutarlı olması ayrıca aranır.
İlgili Kişinin Başvurusunda İşleyen Süreler
İlgili kişi, talebini önce veri sorumlusuna iletmek zorundadır. Veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Talebin reddedilmesi, yetersiz cevaplanması veya hiç cevaplanmaması hâlinde Kurula şikâyet için tanınan süre, cevabın öğrenildiği tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gündür. Doğrudan Kurula yapılan şikâyet, ön başvuru şartı yerine getirilmediği için işleme alınmayabilir.
Delil Eksikliğinin Başvuruyu Boşa Çıkarması
Şikâyet dosyasında en çok eksik kalan unsur, başvurunun yapıldığının ispatıdır. Toplanması gerekenler:
- Veri sorumlusuna gönderilen başvurunun tarihli ve kimliği doğrulanabilir bir kanaldan iletildiğini gösteren kayıt
- Alınan cevabın tam metni ve tebliğ tarihi
- Talebe konu verinin nerede ve nasıl işlendiğini gösteren ekran görüntüleri
- Aydınlatma metni ve varsa alınan açık rıza beyanının o tarihteki hâli
- Verinin üçüncü kişilere aktarıldığına dair belirtiler
Envanter ile Sicil Bilgisinin Uyumu
VERBİS'e girilen veri kategorileri, saklama süreleri ve aktarım bilgileri, kurum içi kişisel veri işleme envanteriyle örtüşmelidir. İnceleme sırasında ortaya çıkan uyumsuzluk, tek başına bir eksiklik olmanın ötesinde, veri işleme faaliyetinin hiç değerlendirilmediği yönünde bir gösterge olarak okunur. Saklama ve imha politikasının kâğıt üzerinde kalıp uygulanmaması da benzer sonuç doğurur.
Altmış Günlük Pencereyi Yönetmek
- Başvuru gününü sıfır kabul edip otuzuncu ve altmışıncı günleri takvime işleyin.
- Başvuru metnini talep bazında numaralandırın; her talep için istenen sonucu ayrı yazın.
- Cevap geldiğinde hangi talebin karşılanmadığını madde madde çıkarın.
- Şikâyet dilekçesinde yalnızca karşılanmayan taleplere odaklanın.
- Maddi zarar doğmuşsa genel hükümlere göre ayrıca dava yolunu değerlendirin.
Bu içerik genel bilgilendirme niteliğindedir ve Kurul düzenlemeleri zaman içinde değişebilir. Kayıt yükümlülüğü ya da başvuru süreci konusunda tereddüt varsa, adım atmadan önce güncel mevzuatın ve somut veri işleme yapısının birlikte incelenmesi gerekir.